Mějte fakturaci pod palcem

Naďa Šolcová
2021-07-28

Fakturace klientům je nezbytnou administrativní činností, bez které by do firmy nakonec nepřišly peníze. Pro mnohé však fakturování představuje spíše spoustu starostí a překážek.

Někteří lidé odkládají fakturaci na co nejzazší termín, protože se jedná pro ně o neoblíbenou činnost. O tom, že toto nesvědčí cashflow, asi není třeba psát. Podle dostupných výzkumů se na některé fakturace dokonce zapomene. Je to možné přirovnat k situaci, kdy vás v restauraci celý večer skvěle obsluhují, přinesou vám výborná jídla, ale nakonec vám nedají účet a nechají vás odejít bez placení. V restauraci se to asi stává minimálně. Ale ve firmách s větším počtem projektů i zaměstnanců už to tak absurdní není. Co tedy s tím? Potížím se lze vyhnout elektronizací faktur, systémem, který umožní snadnou a rychlou fakturaci s automatizovanými procesy při kontrole a schvalování faktur.

Mít fakturaci ve firmě pod kontrolou je užitečné i příjemné. Pojďme se tedy blíže podívat na čtyři problémy spojené s fakturováním a na řešení, které Vám může nabídnout Teamogy.

Problém č. 1 – Chybná fakturace, snížení prestiže a dodatečné náklady

V případě, že některé firmy využívají k fakturaci excelové tabulky a šablony ve Wordu, či nosí účetním podklady k fakturaci na mnoha papírech, aby podle nich pak účetní mohl vystavit fakturu v účetním systému, riskují větší chybovost fakturace. Když si zrekapitulujeme, co vše je potřeba pro fakturu připravit od správného adresáta a jeho údajů, přes splatnost dle dohody až po konkrétní fakturované položky a jejich správnou cenu, je toho dost, co je třeba dohledat, a ne vždy se to povede bezchybně. Pokud klient obdrží nesprávnou fakturu, snižuje se tím i prestiž dodavatele a vzniknou vyšší náklady na vystavení opravných faktur. V horším případě je chybou to, že firma nevyúčtuje vše, co mělo či mohlo být fakturováno.

Řešení – Fakturu v Teamogy vystavíte na 3 kliky

Díky automatizovanému propojení fakturace se zakázkou zvládnete v Teamogy fakturu vystavit na 3 kliky. Všechny základní náležitosti jako jsou informace o společnosti, splatnost, sazba DPH, požadovaná číselná řada faktury či právní texty do faktury automaticky načte. Vy tak již nebudete muset zdlouhavě dohledávat a kontrolovat každý údaj na faktuře.

teamogy-meet

Ze zakázky vystavíte fakturu velmi rychle. Všechny náležitosti a položky se vám automaticky načtou a faktura je okamžitě připravena pro odeslání klientovi.

Problém č. 2 – Špatný nebo neaktuální přehled o fakturaci

Při větším množství práce můžete velmi brzy ztratit přehled o přijatých a vydaných fakturách ve firmě. A dříve nebo později nebudete znát odpovědi na následující otázky: Byly všechny faktury splatné k dnešnímu dni uhrazené? Kolik faktur je již po splatnosti a které to jsou? Vyfakturovali jsme již opravdu vše, co se mělo a mohlo fakturovat?

Řešení – Mějte všechny faktury pod kontrolou

Teamogy nabízí mechanismy, které Vám pomohou mít přehled a kontrolu nad všemi vystavenými a přijatými fakturami. Nyní se zaměříme na ty vystavené.

Prvním a důležitým krokem je vůbec fakturu vystavit. Nezapomenout na to. Díky jasnému přehledu všech projektů a zakázek včetně stavu jejich vyfakturování se vám v Teamogy nemůže stát, že některý projekt nechtěně nevyfakturujete. Takový na vás totiž v přehledu zakázek „svítí“ červeným číslem.

Když už je faktura vystavena, lze u ní nastavit schvalovací proces. Díky němu si budete jisti, že všechny faktury jsou v pořádku po všech stránkách. Na každé faktuře vidíte aktuální stav, kdo fakturu musí nyní schválit, kdo ji již schválil a i to, jaké jsou další kroky. Schvalovatel snadno může přidat také svůj komentář, což se hodí především ve chvíli, kdy fakturu vrací zpět neschválenou.

teamogy-meet

Schvalovací proces zajistí, že faktura neopustí firmu bez potřebného souhlasu nebo revize.

Teamogy vám zajistí také přehled o všech neuhrazených fakturách. Každou fakturu můžete snadno označit příznakem o uhrazení. Proto si můžete pohodlně filtrovat všechny neuhrazené faktury nebo faktury po splatnosti a tyto nesrovnalosti poté řešit.

teamogy-meet

Využívejte filtry pro dohledání neuhrazených faktur.

Problém č. 3 – Fakturování jako žrout času

Čas je klíčovým aktivem každé společnosti. Proto je ho dobré věnovat především aktivitám, které vydělávají peníze, jsou hlavním předmětem podnikání firmy a jsou to aktivity, které lidi v týmu baví. Problém je, pokud je fakturace složitou činností. To může začít již hledáním potřebných informací pro vystavení faktury a skončit tím, že s fakturou musíte fyzicky obejít všechny, kteří se k ní mají vyjádřit.

Řešení – Optimalizujte fakturu podle vašich představ a vystavujte ji přímo ze zakázky

Elektronická fakturace je levný, rychlý a jednoduchý způsob tvorby a evidence faktur pro každou firmu.

Teamogy vám nabízí možnost, jak si vytvořit vlastní podobu a základní obsah faktur. Můžete na fakturu vložit firemní logo, upravit hlavičku, nebo přidat předdefinovaný text, tabulku, nebo cokoliv potřebujete. Předdefinované faktury vám ušetří spoustu času a kdokoliv relevantní z týmu tak může vytvořit standardizovanou fakturu se všemi náležitostmi, aniž by mu to zabralo více času.

Velkým urychlením procesu fakturace je již zmíněné vystavování přímo ze zakázek a projektů. Faktura se vám na základě údajů v zakázce sestaví automaticky. Vy pak jen můžete provést rychlou kontrolu.

teamogy-meet

Mějte faktury v jednotném grafickém designu.

Problém č. 4 – Obtížné dohledávání faktur

Faktury představují důležitý podklad pro účetnictví a v mnoha zemích mají firmy povinnost uchovávat všechny faktury po určitou dobu. Firmy často využívají fyzickou archivaci nebo k ukládání dat využívají počítač nebo externí disk.

Fyzická archivace je však náročná na skladování a především dohledávání. Následné skenování také není ideální a zabere to mnoho času. Může se navíc stát, že se počítač nebo externí disk rozbije, a vy tak o cenná data přijdete. Co teď?

Řešení – Využijte cloudové řešení Teamogy

 

Všechny faktury mějte kdykoliv a odkudkoliv k dispozici díky cloudovému řešení Teamogy. Výhodou cloudového řešení je automatické ukládání a evidence všech faktur v systému. Ve všech klientských a dodavatelských fakturách budete mít pořádek. Fakturu z minulého roku nebo od konkrétního klienta najdete během několika vteřin.

Veškerá data jsou připravena k okamžitému exportu dat pro vaši účetní nebo jiné účely.

teamogy-meet

Můžete využít více filtrů najednou pro bližší vyhledávání.

S Teamogy budete mít fakturaci celé firmy pod naprostou kontrolou. Elektronická fakturace je v dnešní době velmi efektivním a také bezpečným řešením, které vám pomůže při práci. Teamogy však dokáže nabídnout každé firmě mnohem více. Je to ucelený systém, který nabízí provázanost financí se zakázkami, týmem a komunikací.

Registrujte se a můžete systém bezplatně prozkoumat.

TIEP TRAN

TIEP TRAN

MARKETING SPECIALIST

Tiep je nedílnou součástí týmu AD-IN-ONE Europe. Svoji znalost systému Teamogy využívá při tvorbě manuálů a release notes. V týmu zaměřeném na expanzi na další trhy se specializuje na vytváření obsahu a je hlavním koordinátorem tvorby jazykových verzí. Je rád, když svojí prací může pomoci svým kolegům a uživatelům Teamogy. Ve volném čase rád sleduje sport, cestuje a poznává nová místa.

 

Mohlo by Vás ještě zajímat

Marco BBN denně používá Teamogy pro přehled o agentuře v reálném čase.
Marco BBN denně používá Teamogy pro přehled o agentuře v reálném čase.

Letos to je 30 let, kdy založili bratři Pavel a Petr Markovi agenturu Marco BBN, na českém trhu poměrně unikátní agenturu, protože mezi její specializace patří mimo jiné B2B marketing, který má mnohá specifika.

S jedním ze zakladatelů agentury a jejím Managing Directorem Pavlem Markem jsme si povídali o marketingovém know-how pro B2B klienty, o zajímavých případových studiích i o tom, jak agentuře pomáhá členství v síti BBN či systém každodenní využívání systému Teamogy. A trochu jsme se podívali do blízkého budoucna.

číst více
S agenturou AETNA o dlouhodobé spolupráci
S agenturou AETNA o dlouhodobé spolupráci

Rozhovor, na který jsme se těšili, nám poskytl Jakub Žirovnický, CEO strategicko-kreativní agentury AETNA.
Jakub si povídal s Liborem o projektech, které jsou pro jejich agenturu ty nejčastější a typické a také o tom, jakou roli má systém Teamogy v každodenním chodu agentury.

číst více
Lepší přehled o firemních financích
Lepší přehled o firemních financích

Aktuální verze Teamogy usnadní vám i vašemu týmu kontrolu bankovních transakcí, tvorbu rozpočtů pomocí ceníkových položek nebo správu úkolů. Navíc, Teamogy zjednoduší tvorbu klientských rozpočtů pomocí předdefinovaných položek ceníku a mnoha dalších vylepšení.

číst více
Teamogy nám ulehčuje život
Teamogy nám ulehčuje život

S Grzegorzem Szymczakem, generálním ředitelem a hlavním architektem společnosti MFA Studio, jsme hovořili o každodenní práci architekta, která se skládá nejen z navrhování, ale také z organizačních úkolů. A také o tom, jak v tomto ohledu pomáhá Teamogy.

číst více
Interiéry s láskou …a s přehledem.
Interiéry s láskou …a s přehledem.

Tým architektů, projektantů a interiérových designérů ze společnosti Premiers interiors vytváří interiéry s láskou již 5 let a má za sebou již více než 100 zrealizovaných projektů. S Patrickem Cirbusem, provozním ředitelem společnosti Premier interiors, jsme si povídali o projektech, práci s klienty a také o tom, co společnosti každodenně přináší Teamogy.

číst více
Nenechte si ujít zajímavé články a tipy

Chcete-li být mezi prvními, zadejte prosím Váš e-mail. Budeme se snažit posílat vždy kvalitní a pro vás zajímavý obsah.

Nastartuje svůj byznys

Od |LY| |CUR| měsíčně za uživatele