Acord privind drepturile și obligațiile Furnizorului și Clientului în prelucrarea datelor cu caracter personal ale terților în temeiul Contractului

I. Prelucrarea datelor cu caracter personal

1. Parte integrantă a executării Contractului este prelucrarea datelor cu caracter personal în sensul Legii nr. 101/2000 Culegere, privind protecția datelor cu caracter personal, și a Regulamentului General privind Protecția Datelor (denumit în continuare „GDPR”).

2. Pentru a proteja datele cu caracter personal în cursul prelucrării acestora de către Furnizor, acționând în calitate de Persoană împuternicită, Părțile Contractante încheie prezentul Acord de prelucrare în temeiul articolului 28 din GDPR.

3. Operatorul de date cu caracter personal este persoana care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal. Atunci când utilizează Aplicația, Clientul stochează date, inclusiv date cu caracter personal, în spațiile de stocare a datelor, ca parte a serviciilor cloud furnizate de Furnizor, ceea ce are ca rezultat o dublă prelucrare a datelor cu caracter personal.

    

4. Furnizorul prelucrează date cu caracter personal ale terților obținute în cursul activităților comerciale ale Clientului, stocate în timpul executării Contractului de către Furnizor în spațiile de stocare a datelor, ca parte a serviciilor cloud, în timpul utilizării Aplicației de către Client. Prin urmare, Clientul este Operatorul acestor date cu caracter personal, iar Furnizorul este Persoana împuternicită a acestora. Această prelucrare este reglementată de următoarele prevederi ale prezentului Acord.

    

5. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate, precum și alte date referitoare la o astfel de prelucrare, domeniul de aplicare al prelucrării, categoriile de persoane vizate și scopurile acestei prelucrări sunt stabilite de către Client. Clientul, acționând în calitate de Operator, are obligația de raportare față de persoanele vizate, în conformitate cu normele privind protecția datelor cu caracter personal.

    

6. Clientul, acționând în calitate de Operator, autorizează Furnizorul, acționând în calitate de Persoană împuternicită, să efectueze, pentru acesta și cu respectarea instrucțiunilor sale, prelucrarea datelor cu caracter personal în legătură cu executarea Contractului, în condițiile stabilite prin acesta. Clientul și/sau Utilizatorii săi introduc în Aplicație, în principal, astfel de date cu caracter personal care nu pot fi determinate mai exact, având în vedere gama largă de utilizări ale Aplicației, decât prin prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate de către Furnizor pentru Client, în temeiul Contractului, pe durata Contractului, în următoarea măsură a datelor cu caracter personal:

    

• Date de identificare (nume, prenume, data nașterii și titlu);
• Date de contact (adresa de domiciliu, email și număr de telefon);
• Date referitoare la viața profesională și personală (educație, loc de muncă, cont bancar);
• Date referitoare la relațiile de afaceri și clienți;
• Și alte categorii similare de date cu caracter personal care nu sunt menționate în mod expres.

7. Datele terților, fie clienți ai Clientului, fie alte persoane, pe care Clientul le furnizează Furnizorului în legătură cu utilizarea Aplicației, sunt securizate de către Furnizor în conformitate cu posibilitățile tehnologice actuale, iar datele selectate care pot fi criptate în limitele capacităților Aplicației și stocate de către Client sunt criptate, iar Furnizorul nu are acces la conținutul selectat. Cu toate acestea, Furnizorul prelucrează datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate în sensul GDPR, acționând ca Persoană împuternicită în ceea ce le privește, iar Clientul acționând ca Operator al datelor lor cu caracter personal.

    

8. Furnizorul se angajează să prelucreze datele cu caracter personal exclusiv în scopul stocării și asigurării transferului datelor către spațiul de stocare.

    

9. Furnizorul este obligat să stabilească o relație de subcontractare și să încredințeze prelucrarea către Amazon Web Services, Inc. și/sau către alți subcontractanți, dacă este necesar pentru asigurarea funcționării aplicației. Cu toate acestea, Furnizorul este obligat să determine ceilalți prelucrători să îndeplinească obligațiile prevăzute de Acord cel puțin în aceeași măsură ca obligațiile Furnizorului prevăzute în prezentul document.

    

10. Toate persoanele implicate de Furnizor în prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie să respecte cerințele GDPR. Toți angajații Furnizorului sunt obligați, atunci când prelucrează date cu caracter personal, să păstreze confidențialitatea asupra datelor cu caracter personal pe care le prelucrează în cadrul executării sarcinilor lor de serviciu.

     

11. Clientul confirmă și este de acord că își asumă întreaga responsabilitate pentru datele pe care le introduce în Aplicație.

     

12. În cazul încetării Contractului, Furnizorul este obligat să predea Clientului toate datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate sau să le șteargă la cererea Clientului.

     

13. La încetarea Contractului, respectiv la închiderea Contului Clientului, toate datele introduse vor fi eliminate în termen de 60 de zile. Clientul are oricând dreptul de a solicita datele sale și de a le plasa în propriul spațiu de stocare, pentru a preveni pierderea ireversibilă a datelor introduse. Nici Furnizorul, nici persoanele împuternicite autorizate nu sunt răspunzătoare pentru niciun prejudiciu cauzat de pierderea datelor introduse în Aplicație la mai mult de 60 de zile de la încetarea Contului Clientului.

     

II. DREPTURILE ȘI OBLIGAȚIILE PĂRȚILOR CONTRACTANTE

1. Furnizorul se angajează să respecte toate obligațiile care îi revin din prevederile aplicabile ale GDPR în prelucrarea datelor cu caracter personal.

2. Furnizorul se angajează să accepte, să documenteze (și să pună la dispoziție, la cerere) măsurile tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura protecția datelor cu caracter personal în conformitate cu articolul 32 din GDPR și să se asigure că persoanele autorizate să prelucreze date cu caracter personal fac obiectul unei obligații contractuale sau legale de confidențialitate.

3. Furnizorul are dreptul de a angaja alți contractanți în calitate de subcontractanți. Furnizorul poate angaja numai astfel de subcontractanți care oferă garanții suficiente pentru implementarea măsurilor tehnice și organizatorice adecvate, astfel încât prelucrarea să respecte cerințele GDPR și să aibă cel puțin aceleași obligații de protecție a datelor ca cele stabilite în prezentul Acord.

    

4. Furnizorul se angajează să ofere Clientului, fără întârzieri nejustificate, cooperarea necesară în îndeplinirea obligațiilor Clientului referitoare la cererile privind exercitarea drepturilor Persoanelor Vizate și îl va asista în îndeplinirea obligațiilor sale în temeiul articolelor 32-36 din GDPR.

    

5. Furnizorul se angajează să notifice Clientul, fără întârzieri nejustificate, cu privire la orice încălcare a securității datelor cu caracter personal (distrugere accidentală sau ilegală, pierdere, modificare, divulgare neautorizată sau altă prelucrare) și să ofere Clientului toată cooperarea necesară pentru îndeplinirea obligațiilor Clientului de a raporta o încălcare a securității datelor cu caracter personal autorității de supraveghere și/sau persoanelor vizate.

6. Informațiile privind încălcarea securității trebuie să includă, în măsura posibilului, următoarele:

• O descriere a evenimentului, a circumstanțelor și a cauzelor presupuse ale acestuia (de preferință, numărul de documente / suporturi / dispozitive afectate de incident și numărul de persoane afectate de incident, dacă este cazul);
• Momentul producerii evenimentului;
• Sursa informațiilor despre eveniment;
• Numele altor persoane care ar putea deține informații despre eveniment;
• O descriere a consecințelor probabile ale unei încălcări a securității datelor cu caracter personal;
• O descriere a măsurilor pe care Furnizorul le-a adoptat sau propune să le adopte în vederea remedierii încălcării în cauză a securității datelor cu caracter personal, inclusiv, dacă este cazul, măsuri de atenuare a posibilelor efecte negative.
  
  
7. Dacă Furnizorul nu poate furniza informațiile dintr-o dată, acesta are dreptul de a le furniza treptat, fără întârzieri nejustificate.

8. Toate comunicările din cadrul Serviciului sunt criptate prin SSL. Clientul confirmă prin prezenta că această metodă de criptare este considerată suficient de sigură.
9. Furnizorul va oferi Clientului cooperarea necesară în comunicarea cu autoritatea de supraveghere și, conform instrucțiunilor Clientului, va coopera la pregătirea răspunsurilor către autoritatea de supraveghere privind operațiunile de prelucrare efectuate de Furnizor.
10. De asemenea, Furnizorul este obligat, fără întârzieri nejustificate, să notifice Clientul cu privire la:
    • Inițierea oricărei inspecții sau proceduri administrative în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal;
    • Orice cereri sau reclamații primite direct de la Persoanele Vizate cu privire la datele cu caracter personal (de ex., exercitarea dreptului de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitatea datelor, opoziție față de prelucrarea datelor sau luarea automată a deciziilor);
    • Dacă Furnizorul este obligat prin lege să prelucreze date cu caracter personal dincolo de instrucțiunile Clientului.

11. Furnizorul va oferi Clientului, la cererea acestuia, toate informațiile și documentele necesare pentru a demonstra că și-a îndeplinit obligațiile prevăzute în prezentul acord de prelucrare și va permite Clientului sau unei persoane autorizate de către acesta să își îndeplinească atribuțiile.

12. Furnizorul se angajează ca, în urma încetării Contractului din orice motiv, să șteargă, la cererea Clientului, datele cu caracter personal sau să permită Clientului să le preia, în conformitate cu instrucțiunile Clientului, cu excepția cazului în care legislația relevantă impune păstrarea datelor.

13. Părțile Contractante convin că Clientul, în calitate de Operator al datelor, este obligat să se asigure că Persoanelor Vizate le sunt garantate toate drepturile pe care le au în raport cu acesta, în sensul GDPR. Dacă o Persoană Vizată se adresează Furnizorului cu o cerere, Furnizorul este obligat, fără întârzieri nejustificate, să transmită cererea Persoanei Vizate către Client și să informeze Persoana Vizată cu privire la cererea transmisă Clientului, în calitate de Operator.
    
    

    III. DISPOZIȚII FINALE

1. Clientul declară că a citit în mod corespunzător prezentul Acord, a înțeles conținutul acestuia, iar sensul tuturor prevederilor și clauzelor i-a fost explicat suficient și că le acceptă integral și fără rezerve. De asemenea, Clientul declară că prezentul Acord nu conține nicio clauză sau prevedere care ar putea fi neclară sau deosebit de dezavantajoasă pentru Client ori pe care acesta nu ar fi putut să o anticipeze în mod rezonabil.

2. Prezentul Acord este parte integrantă a Contractului și va intra în vigoare la data încheierii Contractului de către reprezentanții autorizați ai ambelor părți.

AD-IN-ONE Europe a.s., 01/2019