V tomto článku se dozvíte:

• od 1.2.2026 povinné pro velké společnosti, od 1.4.2026 pro všechny
• KSeF je změna procesu, nejen integrace
• bez jasných rolí vznikne chaos
• níže uvedený checklist pomůže společnosti se připravit

KSeF (Krajowy System e-Faktur) představuje v Polsku zásadní změnu ve způsobu fakturace. E-faktura přestává být „PDF poslané e-mailem“ a stává se strukturovaným datovým dokumentem, který se odesílá a přijímá prostřednictvím státního systému.

Pro firmy se zakázkovým byznysem (agentury, konzultační společnosti, IT služby apod.) nejde primárně o technický projekt, ale o procesní změnu: kdo připravuje podklady, kdo schvaluje, jak se hlídá kvalita dat a jak zajistit plynulé cashflow.

V článku najdete přehled povinností v roce 2026 a konkrétní krok-za-krokem checklist, který můžete použít jako interní plán.

KSeF sjednocuje způsob, jakým se v Polsku vystavují a předávají faktury. Každá faktura má předepsanou strukturu (např. schéma FA(3)) a do systému se odesílá jako strukturovaná data.

To v praxi znamená:

• Kvalita dat je důležitější než vzhled faktury. Chybějící nebo nesprávné údaje mají přímý dopad na průchod faktury systémem.
• Odeslanou fakturu nelze zpětně upravit. Jakmile je faktura odeslána do KSeF, případné změny je možné provést pouze vystavením opravné (korekční) faktury.
• Vznikají nové provozní otázky. Kdo má oprávnění k odesílání? Jak jsou nastavena schválení? Jak funguje auditní stopa?
• Proces se může výrazně zrychlit – pokud je správně nastaven. Firmy, které nastaví proces, role a odpovědnosti systematicky, mohou získat vyšší přehlednost o financích a rychlejší tok faktur.

Od 1. 2. 2026
Povinnost odesílat faktury přes KSeF vzniká firmám, které měly v roce 2024 obrat nad 200 mil. PLN (včetně DPH).

Přijímat faktury prostřednictvím KSeF je od tohoto data povinné pro všechny firmy.

Od 1. 4. 2026
Povinnost vystavovat faktury přes KSeF se rozšiřuje na všechny firmy a vydavatele faktur, s výjimkou nejmenších subjektů, jejichž měsíční hodnota faktur nepřesáhne 10 000 PLN.

Poznámka: Kromě uvedených případů existují i vybrané výjimky a specifické podmínky stanovené legislativou. Podrobnosti najdete na oficiálním portálu KSeF:

https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef

Z praxe vidíme u firem několik typických nejasností, které se naplno projeví až ve chvíli, kdy KSeF běží v produkci.

1. „Nemáme ownera“

Nikdo nemá jasnou odpovědnost za KSeF jako celek. Často agenda spadá pod finance, technické napojení řeší IT, ale chybí člověk, který by řídil implementaci napříč firmou – procesy, role, oprávnění a procesní změny.

KSeF má technické i business dopady. Bez jasného ownera vznikají zbytečné mezery v odpovědnostech a rozhodování.

2. Schvalování je ad hoc

Vydané faktury a přijaté faktury se schvalují, „když je čas“. KSeF zjednoduší příjem a odesílání faktur těm firmám, které jsou připraveny a mají jasně nastavené procesy.

Pokud ale schvalování funguje nahodile, KSeF chaos nevyřeší – pouze ho zviditelní. Faktury se začnou hromadit, není jasné, kdo je má přiřadit na zakázky nebo režie, kdo je má schválit a kdy mají být předány do účetnictví.

3. Data jsou “v PDF v pořádku”, ale ve strukturované faktuře se ukáže realita

PDF faktura může vypadat správně. Ve strukturované podobě pro KSeF se ale okamžitě ukáže, zda jsou data skutečně čistá a připravená. Nejde jen o vzhled dokumentu, ale o kvalitu údajů:

• správně evidovaný klient / dodavatel a všechny související údaje,
• správné sazby DPH na jednotlivých položkách,
• jasně definované položky a jednotky,
• správné přiřazení k zakázce

U služeb je to ještě citlivější – pokud nejsou podklady systematicky připravené, projeví se to právě při odeslání do KSeF. Ve strukturované faktuře už není prostor pro improvizaci. KSeF vyžaduje, aby data byla správná, konzistentní a připravená ještě před odesláním.

4. Výpadky v cash flow kvůli procesním nejasnostem

Špatně nastavený proces odesílání faktur může mít přímý dopad na cash flow. Pokud není jasné:

1. kdo fakturu vystavuje a z jakých podkladů,
2. kdo ji schvaluje,
3. kdo ji odesílá do KSeF,

může se stát, že faktura nebude odeslána včas. A pokud faktura není v KSeF, zákazník ji nemůže zaúčtovat – a platba se zpožďuje. U firem s větším objemem zakázek to může znamenat citelné finanční výpadky.

1. Jmenujte KSeF ownera

Ideálně business roli (CFO, COO, Head of Operations), která ponese odpovědnost za proces jako celek – nejen za technické napojení.

2. Sepište role a oprávnění

• Kdo vystavuje faktury?
  Kdo je schvaluje?
  Kdo a v jakém okamžiku je odesílá do KSeF?
  Kdo je zodpovědný za přijaté faktury

Zároveň proveďte revizi současného schvalování a pokud je možné, proces digitalizujte.

3. Nastavte zastupitelnost

Odchod nebo dočasná nepřítomnost klíčové osoby nesmí znamenat, že firma „nemůže fakturovat“.

4. Zmapujte, odkud vznikají data faktury.

CRM? Projektový systém? Timesheety? Účetnictví? Musí být jasné, kde je „zdroj pravdy“.

5. Definujte kritická pole a jejich garanta.

Například:

• Protistrana (klient / dodavatel) a související údaje (název, NIP, adresa, … )
• Sazby DPH
• Struktura položek

U každého pole by měl být jasný vlastník odpovědný za jeho správnost.

6. Ujasněte si vznik položek.

Z jakých podkladů vznikají částky na faktuře? Rozpočet, milestone, timesheet?

Proces musí být konzistentní.

7. Nastavte základní validace před odesláním.

Kontrolu NIP, sazeb DPH a povinných polí.

KSeF je ideální příležitost zastavit se a nastavit schvalovací procesy systematicky.
Firmy, které to vezmou jen jako „technickou povinnost“, přijdou o šanci proces zjednodušit a zpřehlednit.

8. Přijaté faktury

Standard by měl vypadat například takto: příjem faktury z KSeF → přiřazení k projektu nebo režii → kontrola odpovědnou osobou → schválení → předání do účetnictví.

Klíčové je:

• aby bylo jasné, kdo fakturu přebírá,
• kdo ji přiřazuje k zakázce,
• kdo ji schvaluje,
• a v jakém čase má být zpracována.

Ad hoc schvalování („až bude čas“) vede ke zpoždění, hromadění faktur a nepřesnostem v nákladech projektů.

Správně nastavený proces má ale ještě jeden zásadní benefit: do účetnictví pak vstupují již schválená a čistá data, obohacená o užitečná metadata – například klienta, zakázku, položku zakázky nebo připravenou předkontaci. Účetnictví tak neřeší dohledávání kontextu, ale pracuje s kompletními informacemi.

9. Vydané faktury

U vydaných faktur by měl být proces stejně jasný: podklady → kontrola dat → schválení → odeslání do KSeF → sledování statusu.

Je důležité si odpovědět:

• Kdo garantuje správnost podkladů?
• Z jakého zdroje fakturu sestavujeme? (CRM systém, schválený rozpočet, …)
• Kdo kontroluje formální náležitosti?
• Kdo fakturu skutečně odesílá do KSeF?
• Kdo sleduje, zda byla přijata a má přidělené KSeF ID?

V okamžiku, kdy faktura vstupuje do KSeF, už není prostor pro improvizaci.

10. Schvalovací proces a pravidla

Teď je správný čas nastavit:

• jasný schvalovací proces a matici podle částky nebo typu dokladu,
• SLA (časový limit pro schválení),
• přehled oprávnění (kdo může vystavit, kdo schválit, kdo odeslat),
• a zastupitelnost klíčových rolí.

Správně nastavený proces přináší okamžitý přehled: je jasně vidět, které dokumenty jsou schválené, které čekají na schválení, na koho čekají a proč. Každá faktura má svůj stav a odpovědnost. Namísto dohledávání v e-mailech a tabulkách vzniká transparentní a řízený tok dokumentů.

11. Definujte „stop stavy“.

Co se děje, když faktura systémem neprojde? Nebo projde, ale se špatnými daty (např. špatná částka)? Kdo opravuje data? Kdo komunikuje se zákazníkem nebo dodavatelem?

12. Otestujte typické scénáře.

Vyzkoušejte alespoň:

• 5 common issued invoices
• 5 běžných vydaných faktur
• proforma a korekční faktury
• Neřešte jen ideální případy.

13. Školení a interní komunikace

Nepotřebujete rozsáhlý manuál ani několikadenní školení. Stačí jednoduchý, srozumitelný one-pager a krátké (např. 30minutové) setkání pro projektové manažery a finance.

Důležité je, aby každý věděl:

• co se mění oproti dosavadnímu způsobu fakturace,
• kdo za co nově odpovídá,
• jaký je postup při běžné situaci,
• a co dělat, když se faktura „zasekne“.

KSeF je procesní změna. Pokud lidé rozumí novému toku dokumentů a svým rolím, adaptace proběhne hladce. Pokud ne, vznikne nejistota, zdržení a zbytečné chyby.

Ne každá firma potřebuje komplexní řešení. Pro některé společnosti je plně dostačující jednoduchá integrace KSeF nebo fakturace a napojení na KSeF přímo z účetního systému.

Kdy stačí jednoduchá integrace nebo KSeF přímo z účetnictví

Jednoduché řešení obvykle dává smysl, pokud:

• vystavujete jednoduché faktury bez složité struktury položek,
• schvalování je minimální nebo probíhá jednou osobou,
• data pro fakturu vznikají v jednom zdroji a jsou konzistentní,
• nevzniká potřeba detailního přiřazení nákladů ke konkrétním zakázkám.

V takovém případě může být napojení přímo z účetnictví plně dostačující.

Kdy už dává smysl jednotný systém (zakázky + finance + workflow + KSeF)

Pokud platí alespoň tři z následujících bodů, bývá vhodnější řešit fakturaci v jednotném systému dává smysl, když platí 3 a více z tohoto:

• máte více schvalovatelů a pravidla podle částky nebo typu dokladu,
• fakturujete podle schváleného rozpočtu, odpracovaného času, milestonů nebo kombinovaných modelů,
• přeúčtováváte náklady klientům,
• potřebujete průběžně sledovat marži zakázek,
• často dohledáváte podklady a přepisujete data mezi systémy,
• řešíte vazbu mezi zakázkou, rozpočtem a fakturací.

V těchto situacích není KSeF jen „kanál odeslání faktury“, ale součást širšího finančního řízení.

Při zavádění KSeF firmy často zvolí řešení, které přidá další vrstvu do stávající architektury – samostatného integrátora, doplněk k účetnictví nebo ruční mezikroky mezi systémy. Takový přístup sice může krátkodobě splnit povinnost, ale dlouhodobě zvyšuje složitost, počet kontrolních bodů i riziko chyb.

Udržitelnější je postavit proces na jednom hlavním systému, ve kterém:

• vznikají data pro fakturaci,
• probíhá jejich kontrola a schvalování,
• sledují se náklady, rozpočty a marže,
• a KSeF je přirozeným vstupním (přijaté faktury) a výstupním kanálem (vydané faktury).

Teamogy má napojení na KSeF přímo součástí systému. Není tedy nutné skládat řešení z několika nástrojů – zakázky, rozpočty, náklady, schvalování i fakturace běží v jednom prostředí a odeslání e-faktury do KSeF je logickým zakončením celého procesu.

V praxi to znamená:

• méně ruční práce a přepisování dat,
• méně chyb vzniklých nesouladem mezi systémy,
• jasně definované role a odpovědnosti,
• transparentní přehled o stavu faktur,
• a možnost řídit zakázkový byznys (rozpracovanost, ziskovost) systematicky, nikoli nahodile.

Celý proces zároveň přirozeně zapadá do finančního řízení firmy. Po interním schválení jsou faktury připraveny jako čistá, kompletní a kontextově obohacená data pro účetnictví – ideálně i s možností jejich automatického zaúčtování, bez ručního přepisu mezi systémy.

Pokud má firma fungovat dlouhodobě efektivně, je výhodnější postavit proces na jednom systému, který pokrývá celý tok od projektu až po zaúčtovanou fakturu. V takovém nastavení KSeF nepřidává další komplikaci – pouze zapadá do již řízeného a kontrolovaného procesu.

Mohlo by Vás ještě zajímat