Do firem se plíží datový chaos

Libor Černý
14 listopadu, 2020

“Ten rozpočet najdeš na sdíleném disku! … Co? Nevidíš? Počkej, já ho tam asi zapomněl nahrát. Vydrž do večera, teď nejsem u počítače.”

“Zítra? Já myslel, že to má být hotové až příští týden. Pošleš mi zadání, nějak ho nemůžu nikde najít.”

“Paní účetní, můžete mi prosím říct, jak na tom moje firma aktuálně je? Kolik máme zisk za první pololetí? No, dobrá – počkám do pondělí.“

To jsou jen střípky konverzací, které dnes a denně slyšíme ve firmách. Místo toho, aby se lidé věnovali tomu, co je baví a co je živí, tak se věnují nadměrné administrativě, duplicitní práci, dohledávání dokumentů a informací. Bojují s datovým chaosem.

Co se děje kolem nás
Pohybujeme se hodně ve firmách a potkáváme se s velkým množstvím lidí. V poslední době zejména virtuálně, o to víc těch setkání zase stihneme. Není tak složité vypozorovat, co se ve firmách odehrává a s čím nejvíce bojují.

Všichni máme náročné klienty. Neustále být online a k dispozici. Klienti očekávají rychlé odpovědi, dostatek informací a podkladů a své zakázky u dodavatele perfektně pod kontrolou.

Vzdálená práce. Ať už je to zapříčiněno omezeními, kterých je v dnešní době velmi mnoho, nebo povolením home office jako firemního benefitu, vzdálená práce se stává novým standardem v mnoha firmách a odvětvích. Společně s tím roste možnost pracovat v různou denní, ale i noční hodinu. Výjimkou nejsou ani týmy z různých měst, ale i regionů a zemí. Virtuální spolupráce se stává fenoménem,  fyzická přítomnost v kanceláři začíná být v určitém typu firem historií. 

 

Používání mnoha aplikací. Firmy i jednotlivci se na vzrůstající nároky trhu, klientů a nadřízených snaží reagovat a hledají způsoby, jak některé činnosti a aktivity zjednodušovat. V dnešní době existuje mnoho šikovných aplikací, které dokáží dílčí problémy výborně řešit. Problém nastává v okamžiku, kdy se na každý problém používá jiná aplikace. Ztrácí se přehled o tom, co se děje ve firmě jako celku a člověk se může jednoduše stát otrokem těchto aplikací. 

Datový chaos je dnes naprosto běžný
Bez koncepčního řešení se firmy dříve nebo později dostanou do stavu, kdy jim situace přeroste přes hlavu. 

A jak se takový stav pozná?

Příznak 1.

Ve firmě se výrazně zhorší komunikace, důležité dokumenty a informace se složitě dohledávají a neexistují pravidla v jejich ukládání. Některá data se vstupují vícekrát do různých aplikací, některá se vůbec neevidují. Do firmy se vplížil datový chaos. 

    Příznak 2.

    Dochází k opožděné fakturaci (v horším případě se některé zakázky zapomenou úplně vyfakturovat) nebo se nevyfakturuje vše, protože prostě některé hodiny nejsou vykázány, externí náklady nejsou přiřazeny a nebo jsou některé zakázky dlouhodobě podhodnoceny kvůli špatnému odhadu jejich časové náročnosti. Firma začíná zbytečně ztrácet peníze.

    Příznak 3.

    Lidé jsou podrážděni, protože se jim vzájemně nekomunikuje dobře. Hodně času tráví hledáním dokumentů a podkladů, případně naháněním kolegů a získáváním informací, jak daleko jsou s jejich prací. Někteří lidé jsou přetížení, někteří nemají co dělat a pracovní čas tráví neefektivně – však je taky doma nikdo nevidí. Projekty se zpožďují, protože tým nesdílí potřebné informace. Spolupráce drhne.

    Příznak 4.

    Management nedokáže jednoduše získat data pro vedení firmy. Potřebuje uskutečnit hodně telefonátů a poslat několik emailů, aby se zjistilo, jak na tom firma reálně je, co a kdy se bude fakturovat nebo jaké přijdou náklady. Vytrácí se jednoduchý přehled o firmě.

    Je potřeba říct, že s výše uvedenými příznaky se potká snad každá firma. Je to přirozený vývoj. A záleží na vedení firmy, zda a jak zareaguje. Pořádek v datech, efektivní spolupráce týmů a přehled o firmě může v dnešní zrychlené době představovat zajímavou konkurenční výhodu.

    Jak z toho ven?
    Existuje mnoho možností, jak se s výše uvedenými problémy vypořádat. Klíčové je si uvědomit a připustit, že problém může nastat nebo již nastal.

    Na trhu je dostatek řešení, která pomohou organizovat data, podpořit spolupráci a komunikaci týmu, zlepšit evidenci klíčových firemních informací a práci s nimi.

    Každý majitel firmy si pak sám nebo ve spolupráci se svým týmem nejlépe dokáže vyhodnotit, zda vše zvládne vyřešit s tužkou a papírem, s pomocí excelových tabulek a sdílených souborů, nebo zda chce více aplikací, které bude umět vzájemně propojit.

    Anebo si může vybrat jeden ucelený systém, který pomůže pokrýt klíčové firemní aktivity a ušetřit čas strávený zbytečným přihlašováním a přenášením dat mezi různými aplikacemi.

    A co my v Teamogy?
    My v Teamogy máme rádi ucelenost, přehlednost a vše podstatné na jednom místě. I to je jeden z důvodů, proč jsme na trh uvedli systém Teamogy.com. Firmám a jejím zaměstnancům pomáhá mít pořádek v datech od prvního kontaktu s klientem až po finální fakturaci. Podporuje týmovou spolupráci a komunikaci a poskytuje ucelený pohled na dění ve firmě.

    Pokud máte chuť to zkusit stejně, rádi Vám představíme, jakým způsobem může Teamogy fungovat ve Vaší firmě. Stačí se zaregistrovat pro individuální “First taste prezentaci”.

    LIBOR ČERNÝ

    LIBOR ČERNÝ

    Managing Director

    Dalo by se říci, že Libor zatím strávil většinu své profesní praxe spoluprací s reklamními agenturami a službově orientovými firmami na zvýšení jejich produktivity. Téměř 20 let působí ve společnosti AD-IN-ONE Europe a dnes prostřednictvím systému Teamogy dále pomáhá klientům a partnerům Teamogy na celém světě, aby byli organizovanější, efektivnější a ziskovější. Ve volném čase je Libor nadšený tenista a rád předává své sportovní zkušenosti svým dětem.

    Mohlo by Vás ještě zajímat

    Alokace a její sdílení

    Alokace a její sdíleníAlokace je důležitým elementem pro každý Úkol. Alokace je počet hodin, které Vlastník dává k vyřešení Úkolu. Je dobré mít pod kontrolu, kolik hodin Vaši zaměstnanci tráví nad daným Úkolem. Alokace se chová odlišně v závislosti na tom, zda máme...

    číst více
    O Plánu Úkolů (Gantt)

    O Plánu Úkolů (Gantt)Plán úkolů je zobrazen jako Ganttův diagram, který slouží k grafickému znázornění plánování úkolů v průběhu času. Tento pohled Vám usnadní práci a plánování úkolů. Ganttův diagram maximalizuje pracovní dobu dostupnou pro všechny Úkoly. Plán úkolů...

    číst více
    Bankovní účet – Detaily

    Bankovní účet - DetailyBankovní účet je jedním z nejdůležitějších informací u daného Klienta nebo Dodavatele. Teamogy systém dokáže automaticky doplnit údaje o bankovním účtu na Faktury přiřazené k této společnosti. Vyplnění bankovního účtu v Kontaktech je velmi...

    číst více
    Klientská faktura z Klientské proforma faktury

    Klientská faktura z Klientské proforma fakturyPodíváme se na to, jak vytvořit a spravovat Klientské faktury z Klientské proforma faktury. Poté co vytvoříte Klientskou proforma fakturu, podívejte se na celkovou částku na faktuře, Budete jej potřebovat v následujících...

    číst více
    Klientská faktura z Klientská zálohové faktury

    Klientská faktura z Klientská zálohové fakturyPodíváme se na to, jak vytvořit a spravovat Klientské faktury z Klientského zálohového daňového dokladu. Poté co vytvoříte Klientský zálohový daňový doklad , podívejte se na celkovou částku dané faktury s DPH a bez DPH,...

    číst více
    Nenechte si ujít zajímavé články a tipy

    Chcete-li být mezi prvními, zadejte prosím Váš e-mail. Budeme se snažit posílat vždy kvalitní a pro vás zajímavý obsah.

    Nastartuje svůj byznys

    Od |LY| |CUR| měsíčně za uživatele