El desorden de la información se está infiltrando en las empresas
«¡Encontrarás ese presupuesto de ventas en una unidad compartida! … ¿Qué? ¿No lo ves? Espera, probablemente olvidé subirlo. Espere hasta esta noche; No estoy en mi PC en este momento.»
«¿Mañana? Pensé que tenía que hacerse hasta la próxima semana. Envíame la asignación; de alguna manera no la encuentro».
«Contadora ¿puede decirme cómo está mi compañía ahora mismo? ¿Cuánta utilidad hemos obtenido en la primera mitad del año? Okay, entonces…voy a esperar hasta el lunes».
Estos son sólo fragmentos de conversaciones que escuchamos en las empresas todos los días. En lugar de centrarse en lo que disfrutan y les trae dinero, están sobrecargados de trabajo. Terminan trabajando en una asignación duplicada, perdiendo tiempo buscando documentos o información necesaria. Están luchando contra el desorden de la información.
Lo que está sucediendo a nuestro alrededor
Visitamos muchas empresas y conocemos a mucha gente. Últimamente, especialmente virtualmente, logramos organizar esas reuniones mucho más a menudo. No es muy difícil ver lo que está sucediendo en las empresas y con lo que están luchando.
Todos tenemos clientes exigentes. Siempre hay quienes esperan que estemos en línea y disponibles. Los clientes esperan respuestas rápidas, actualizaciones exhaustivas, acceso a documentos y trabajos perfectamente administrados.
Trabajo remoto. Ya sea necesario debido a las limitaciones, que son muchas hoy en día, o porque trabajar en casa es un beneficio corporativo, el trabajo a distancia se está convirtiendo en un nuevo estándar en muchas empresas e industrias. Al mismo tiempo, la posibilidad de trabajar a diferentes horas del día o de la noche también está creciendo. Equipos compuestos por miembros de diferentes ciudades, regiones y países se están convirtiendo en algo común. La colaboración virtual se está convirtiendo en una tendencia de rápido crecimiento, y una presencia física en la oficina se está convirtiendo en historia en algunos tipos de empresas.
Uso de múltiples aplicaciones. Las empresas y los individuos están tratando de responder a las crecientes demandas del mercado, los clientes y el personal directivo. Están buscando maneras de simplificar algunas actividades. Hoy en día, hay muchas aplicaciones útiles que pueden resolver problemas parciales perfectamente. El problema se produce cuando se utiliza una aplicación diferente para cada problema. Una visión general de lo que está sucediendo en la empresa en su conjunto se pierde, y el usuario simplemente puede convertirse en un esclavo de estas aplicaciones.
El desorden de la información es muy común hoy en día
Sin una solución conceptual, las empresas tarde o temprano se encontrarán en un lio.
¿Cómo reconocer esta afección?
Síntoma 1
La comunicación en la empresa comienza a descomponerse, documentos e información importantes se vuelven cada vez más difíciles de encontrar. Algunos datos se introducen varias veces en diferentes aplicaciones, algunos no se registran en absoluto. Estas son señales de que el desorden de la información se está infiltrando en la compañía.
Síntoma 2
La facturación se retrasa con bastante frecuencia (en los peores casos, algunos trabajos se olvidan y no se facturan en absoluto). O, incluso si se ha facturado un trabajo, no todo está incluido porque algunas horas simplemente no se notifican, los costos externos no se asignan o algunos Trabajos están infravalorados a largo plazo debido a un dictamen incorrecto. La compañía está empezando a malgastar dinero innecesariamente.
Síntoma 3
Las personas se sienten frustradas porque no se comunican bien entre sí. Pasan mucho tiempo buscando documentos e información o persiguiendo colegas para obtener información sobre lo hace falta en el trabajo. Algunas personas están sobrecargadas de trabajo, otras no tienen nada que hacer, y otras pasan su tiempo de trabajo de manera ineficiente, pero nadie los ve en casa tampoco. Los proyectos se retrasan porque el equipo no comparte la información necesaria. La cooperación es casi inexistente.
Síntoma 4
El área de aadministración no puede obtener fácilmente datos para la gestión de la empresa. . Se deben hacer muchas llamadas telefónicas o correos electrónicos para averiguar cómo está realmente la empresa, qué y cuándo se facturará un trabajo, o cuáles serán los costos. No se puede encontrar una visión general simple de la empresa.
Hay que decir que casi todas las empresas se encontrarán con estos síntomas hasta cierto punto. Es un desarrollo natural, pero el resultado depende de si y cómo reacciona la dirección de la empresa. El orden adecuado en la información de la empresa, la cooperación efectiva del equipo y una visión general de la salud de la empresa pueden proporcionar una clara ventaja competitiva en el mundo acelerado de hoy en día.
¿Cómo salir de esto?
Hay muchas maneras de lidiar con estos problemas específicos. La clave es darse cuenta y admitir que el problema puede ocurrir o ya ha ocurrido.
Hay muchas soluciones en el mercado para ayudar a organizar la información, apoyar la colaboración y la comunicación del equipo, para mejorar los registros y trabajar con información clave de la empresa.
Cada propietario de negocio puede entonces (por su cuenta o en cooperación con su equipo) evaluar si puede resolver todo con un lápiz y papel, con la ayuda de hojas de Excel y archivos compartidos, o si desea agregar más aplicaciones que interconectará con las aplicaciones existentes.
O puede elegir un sistema integral para ayudar a cubrir las actividades empresariales clave y ahorrar tiempo dedicado innecesariamente a iniciar y transferir datos entre diferentes aplicaciones.
¿Y qué hay de nosotros en Teamogy?
En Teamogy, estamos comprometidos con la fiabilidad, la claridad y a garantizar que lo esencial esté en un solo lugar. Esta es también una de las razones por las que hemos lanzado Teamogy.com que ayuda a las empresas y sus empleados a mantener sus datos organizados desde el primer contacto con el cliente hasta la facturación final de un proyecto. Apoya al trabajo en equipo, la comunicación y proporciona una visión integral de lo que está sucediendo en la empresa.
Si está interesado en poner fin (o prevenir) el desorden de la información en su empresa, estaremos encantados de presentarle cómo Teamogy puede trabajar para usted.Simplemente regístrese para una «demostración inicial».
LIBOR ČERNÝ
Managing Director
Libor ha dedicado la mayor parte de su carrera profesional a trabajar con agencias de publicidad y empresas orientadas a servicios para aumentar su productividad. Ha estado con AD-IN-ONE Europa durante casi veinte años, y hoy en día, a través de Teamogy, continúa ayudando a los clientes y socios de Teamogy en todo el mundo a ser más organizados, eficientes y rentables. . En su tiempo libre, Libor es un entusiasta jugador de tenis y le gusta transmitir su experiencia deportiva a sus hijos.
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