Správné reporty / Uzavření roku v Teamogy

Teamogy je nástroj, který by měl být Vaší pravou rukou a denně Vám dávat přehled o dění ve Vaší firmě, či týmu. Pokud Vám má dávat správná data a být spolehlivým nástrojem pro Vaše rozhodování, je potřeba udržovat je aktuální. O data je potřeba se starat celý rok, nicméně na konci roku je vhodné vše důkladně projít, vyčistit a nastavit na další rok. Níže naleznete několik užitečných tipů, jak efektivně data překontrolovat, ukončený rok uzavřít a začít nový.

1. FAKTURY A POKLADNA

Nejprve je vhodné překontrolovat všechny doklady, které jsou v procesu a nejsou schválené. Supervisor systému může překontrolovat všechny doklady a upozornit své kolegy na schválení. Dokud nejsou doklady schválené, nejsou korektně zapsány náklady / výnosy a může dojít ke zkreslení reportů.

Tip: Využijte pohled Proces v hlavním menu pro kontrolu všech nezpracovaných dokumentů.
Pokud jste osoba zodpovědná za nastavení Teamogy nebo jste finančním supervisorem, měli byste také zkontrolovat číslování všech finančních dokumentů.

in-process

2. ZAKÁZKY & SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY

Jakmile jsou překontrolovány a schváleny všechny finanční doklady, můžete se pustit do kontroly zakázek. Použijte filtr a vyhledejte si pouze neuzavřené zakázky. Jako garant si každý překontroluje své zakázky. Supervisor může provést kontrolu všech zakázek.

Zakázky, které jsou neuzavřené a jsou po deadlinu je potřeba je překontrolovat a uzavřít, nebo aktualizovat deadline.

Předtím, než zakázku uzavřete, proved’te kontrolu všech souvisejících dokumentů a úkolů, zda-li jsou uzavřené nebo zrušené. Záložka Finanční dokumenty na zakázce. Více viz body č. 1 a č. 4.

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ:Pro správné zobrazení dat v reportech, použijte správné datum pro uzavření zakázky. Toto datum je důležité pro správné zobrazení reportů.

Tip: Pro rychlou změnu stavu zakázky můžete použít funkci Drag & Drop v pohledu Stav zakázek (Kanban). Nezapomeňte předtím překontrolovat související dokumenty, faktury, úkoly a jejich korektní uzavření.

drag-and-drop-job-statuses

3. ROZPOČTY

Interní rozpočty by měly být vytvořeny a nastaveny na začátku každého roku. Současně s tím by měly být uzavřeny rozpočty roku předchozího.

Stejný postup by měl být proveden i v Klientských režiích.
Tip: Pro urychlení vytváření rozpočtů pro nový rok můžete použít funkci KLON, jen prosím pozor, nastavte správně deadline pro nově vytvořený rozpočet. Současně s tím můžete provést takto kontrolu práv na záložce Přístup.

cloning-internal-overheads

4. ÚKOLY

Pro rychlou kontrolu neuzavřených úkolů použijte filtr NEUZAVŘENÉ ÚKOLY a filtr deadline V MINULOSTI. Tyto úkoly uzavřete, nebo jim aktualizujte deadline.
Tip: Pro rychlou změnu stavu zakázky můžete použít funkci Drag & Drop v pohledu Stav úkolů (Kanban).

5. DOCHÁZKA

Všechny možné požadavky by měly být schváleny nebo zrušeny.

OBECNĚ PLATÍ: Pro všechny akce je nutné mít příslušná oprávnění. Buď jako vlastník daného dokumentu, zakázky atd, nebo práva supervisora. Pokud nějakou akci nemůžete provést, požádejte buď interního administrátora nebo Vašeho nadřízeného o kontrolu a případné navýšení práv. Veškeré tyto kroky by měli provádět jednotliví členové týmu průběžně u všech svých dat v systému. Pak bude zaručeno, že data budou v pořádku, reporty mají aktuální informace a tím i správnou vypovídající hodnotu. Nemalý vliv mají korektně uzavřené dokumenty a úkoly také na rychlost a celkovou odezvu systému.

Get in Touch

If you have problem or need further assistance, do not hesitate contact Teamogy Support. Use online chat (inside Teamogy or everywhere on www.Teamogy.com in the lower right corner) and you will get prompt reply.

Menu