Chaos dotyczący danych wkrada się do firm
„Znajdziesz ten kosztorys na wspólnym dysku! … Co? Nie widzisz tego? Poczekaj, pewnie zapomniałem go wrzucić. Daj mi czas do wieczora; nie ma mnie w tej chwili przy komputerze.”
„Jutro? Myślałem, że to ma być zrobione na następny tydzień. Wyślij mi zadanie; jakoś nie mogę go nigdzie znaleźć ”.
“Pani Księgowo, czy może mi pani powiedzieć jak radzi sobie ostatnio moja firma? Ile zysku mieliśmy w pierwszej połowie roku? W porządku – poczekam do poniedziałku.”
To tylko urywki rozmów, które codziennie słyszymy w firmach. Zamiast skupiać się na tym, co lubią i wiązać koniec z końcem, są przepracowani. Pracują nad zdublowanymi zadaniami, tracąc czas na szukanie wymaganych dokumentów lub informacji. Walczą z chaosem danych.
To się dzieje wokół nas
Odwiedzamy wiele firm i spotykamy wielu ludzi. Ostatnio, zwłaszcza zdalnie, znacznie częściej udaje nam się umawiać spotkania. Nietrudno zobaczyć, co dzieje się w firmach i z czym się borykają.
Wszyscy mamy wymagających klientów. Zawsze są tacy, którzy oczekują, że będziemy non stop dostępni. Klienci oczekują szybkich odpowiedzi, aktualizacji, dostępu do dokumentów i dobrze zarządzanych jobów.
Praca zdalna. Niezależnie od tego, czy jest to konieczne ze względu na ograniczenia – których jest obecnie wiele – czy też dlatego, że home office to korzyść korporacyjna, praca zdalna staje się nowym standardem w wielu firmach i branżach. Jednocześnie rośnie też możliwość pracy w różnych porach dnia i nocy. Zespoły złożone z pracowników z różnych miast, regionów i krajów stają się powszechne. Współpraca zdalna staje się szybko rozwijającym się trendem, a fizyczna obecność w biurze staje się historią w niektórych branżach.
Używanie wielu aplikacji. Firmy i osoby fizyczne starają się odpowiadać na rosnące wymagania rynku, klientów i zarządu. Szukają sposobów na uproszczenie niektórych czynności. Obecnie istnieje wiele przydatnych aplikacji, które doskonale rozwiązują część problemów. Problem pojawia się w momencie, kiedy do każdego problemu używana jest inna aplikacja. Utracony zostaje ogólny pogląd tego, co dzieje się w firmie jako całości, a użytkownik może po prostu stać się niewolnikiem tych aplikacji.
Chaos danych jest obecnie powszechny
Bez koncepcyjnego rozwiązania firmy prędzej czy później znajdą się w sytuacji bez wyjścia.
Jak rozpoznać ten stan?
Objaw 1.
Komunikacja w firmie zaczyna się rozpadać, ważne dokumenty i informacje stają się coraz trudniejsze do znalezienia. Niektóre dane są wprowadzane wielokrotnie do różnych aplikacji, inne w ogóle nie są rejestrowane. To oznaki, że do firmy wkrada się chaos danych.
Objaw 2
Fakturowanie jest dość często opóźnione (w najgorszych przypadkach zapomina się o niektórych zleceniach i wcale nie są one fakturowane). Albo, nawet jeśli job został zafakturowany, to nie wszystko zostało uwzględnione, ponieważ część przepracowanych godzin nie została zarejestrowana w timesheetach, koszty zewnętrzne nie zostały alokowane, lub niektóre długoterminowe joby ciągle wciąż są niedoszacowane z powodu błędnego kosztorysu, a następnie umowy. Firma zaczyna niepotrzebnie marnować pieniądze.
Objaw 3
Ludzie są sfrustrowani, ponieważ komunikacja przebiega słabo. Spędzają dużo czasu szukając dokumentów i informacji lub ścigając kolegów, aby uzyskać informacje o tym, na jakim są etapie swojej pracy. Niektórzy ludzie są przesadnie obłożeni pracą, niektórzy nie mają nic do roboty, a niektórzy nieefektywnie spędzają czas – ale nikt ich nie widzi w domu. Projekty są opóźnione, ponieważ zespół nie dzieli się ze sobą niezbędnymi informacjami. Współpraca praktycznie nie istnieje.
Objaw 4
Zarząd nie może łatwo uzyskać danych niezbędnych do skutecznego zarządzania firmą. Należy wykonać wiele telefonów lub e-maili, aby dowiedzieć się, jakie są wyniki firmy, jaka i kiedy zostanie naliczona opłata za job lub jakie będą koszty. Nie można znaleźć prostego przeglądu wyników firmy.
Trzeba powiedzieć, że w prawie każdej firmie w pewnym stopniu występują te objawy. To naturalne, ale rezultat zależy od tego, czy i jak zareaguje zarząd firmy. Odpowiedni porządek w danych firmy, efektywna współpraca zespołowa i przegląd wyników firmy mogą zapewnić wyraźną przewagę konkurencyjną w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie.
Jak się z tego wydostać?
Istnieje wiele sposobów rozwiązywania tych konkretnych problemów. Kluczem jest uświadomienie sobie i przyznanie, że problem jest realny.
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które pomagają organizować dane, wspierają współpracę i komunikację w zespole oraz ulepszają pracę z kluczowymi informacjami o firmie.
Każdy właściciel firmy może wtedy ocenić (samodzielnie lub we współpracy ze swoim zespołem), czy da radę rozwiązać wszystko na kartce, przy pomocy arkuszy Excela i udostępnionych plików, czy też chce dodać więcej aplikacji, które połączy z istniejącymi już aplikacjami.
Lub może wybrać jeden kompleksowy system, który pomoże obsłużyć kluczowe działania biznesowe i zaoszczędzić czas spędzany na niepotrzebnym logowaniu się i przesyłaniu danych między różnymi aplikacjami.
A co z nami w Teamogy?
W Teamogy jesteśmy zobowiązani do niezawodności, przejrzystości i zapewnienia, że najważniejsze informacje są w jednym miejscu. Jest to również jeden z powodów, dla których uruchomiliśmy Teamogy.com. Pomaga on firmom i ich pracownikom w uporządkowaniu danych od pierwszego kontaktu z klientem do wystawienia faktury za projekt. Wspiera pracę zespołową i komunikację oraz zapewnia kompleksowy obraz tego, co dzieje się w firmie.
Jeśli chcesz zakończyć (lub zapobiec) chaosowi danych w swojej firmie, z przyjemnością przedstawimy ci, jak Teamogy może ci w tym pomóc. Wystarczy zarejestrować się na zdalną prezentację Teamogy.
LIBOR ČERNÝ
Managing Director
Libor poświęcił większość swojej kariery zawodowej pracy z agencjami reklamowymi oraz firmami obsługi klienta w celu zwiększania ich produktywności. Jest w AD-IN-ONE Europe już prawie dwadzieścia lat, a dzisiaj poprzez Teamogy pomaga klientom Teamogy i partnerom na całym świecie, w byciu bardziej zorganizowanym, efektywnym i rentownym. W swoim wolnym czasie Libor chętnie gra w tenisa, piłkę nożną i zaraża pasją do sportu swoje dzieci.
Może cię zainteresować
Have your company at your fingertips
People create many different documents within a company every day. At the same time, they receive a lot of documents.
Zrób to mądrze — przechowuj dokumenty w swojej firmie
Ludzie codziennie tworzą wiele różnych dokumentów w firmie. Jednocześnie otrzymują bardzo dużo dokumentów.
Wdrażanie całego zespołu do Teamogy
Dobrze zarządzane wdrażanie zespołu jest ważne dla pomyślnej pracy i efektywnego wykorzystania każdego nowego systemu.
Miej faktury pod kontrolą
Na szczęście pandemia słabnie dzięki masowym szczepieniom w wielu krajach. Umożliwia to również pracownikom powrót do biur. Jednak pandemia zmieniła pogląd na warunki pracy, co wiąże się z pracą skądkolwiek jest to możliwe.
Spędź 20 godzin miesięcznie robiąc lepsze rzeczy niż szukanie dokumentów
Wiadomo, że cyfryzacja dokumentów w zorganizowany, dobrze zarchiwizowany sposób poprawi efektywność pracy pracowników. Elektroniczna organizacja dokumentów jest również prostszym i tańszym rozwiązaniem niż dokumenty papierowe. Jednak według wielu badań organizowanie i wyszukiwanie dokumentów pozostaje jednym z największych problemów i przyczyn straty czasu, z jakimi borykają się pracownicy.
Chcesz mieć więcej czasu, energii i pieniędzy?
Na szczęście pandemia słabnie dzięki masowym szczepieniom w wielu krajach. Umożliwia to również pracownikom powrót do biur. Jednak pandemia zmieniła pogląd na warunki pracy, co wiąże się z pracą skądkolwiek jest to możliwe.
Pracujemy z Teamogy jako zgrany zespół, mimo że w biurze jest tylko połowa z nas
No-A Architects mają precyzję w swoim DNA. Dbają o jakość, starannie dobierają materiały i dbają o szczegóły, nic więc dziwnego, że szukali profesjonalnego rozwiązania do wewnętrznego zarządzania firmą, które ceni sobie te same cechy co oni.
Bądź „WEWNĄTRZ” biura będąc „POZA NIM”
Na szczęście pandemia słabnie dzięki masowym szczepieniom w wielu krajach. Umożliwia to również pracownikom powrót do biur. Jednak pandemia zmieniła pogląd na warunki pracy, co wiąże się z pracą skądkolwiek jest to możliwe.
Ponad 34% wszystkich pracowników nie wróci do biur, bądź przygotowany!
Przed pandemią home office był często uważany za świadczenie pracownicze, a tylko niewielka część pracowników pracowała głównie w domu. Jednak home office jest obecnie ustalonym standardem zatrudnienia, który pozostanie długo po zakończeniu pandemii, czego dowodzą liczne międzynarodowe badania i prognozy.
Nie przegap interesujących artykułów i wskazówek
Jeśli chcesz wiedzieć o wszystkim jako pierwszy, podaj swój adres mailowy. Zawsze będziemy próbować wysyłać ci interesujące wiadomości.