Chaos dotyczący danych wkrada się do firm

Libor Černý
22 grudnia, 2020

„Znajdziesz ten kosztorys na wspólnym dysku! … Co? Nie widzisz tego? Poczekaj, pewnie zapomniałem go wrzucić. Daj mi czas do wieczora; nie ma mnie w tej chwili przy komputerze.”

„Jutro? Myślałem, że to ma być zrobione na następny tydzień. Wyślij mi zadanie; jakoś nie mogę go nigdzie znaleźć ”.

“Pani Księgowo, czy może mi pani powiedzieć jak radzi sobie ostatnio moja firma? Ile zysku mieliśmy w pierwszej połowie roku? W porządku – poczekam do poniedziałku.”

To tylko urywki rozmów, które codziennie słyszymy w firmach. Zamiast skupiać się na tym, co lubią i wiązać koniec z końcem, są przepracowani. Pracują nad zdublowanymi zadaniami, tracąc czas na szukanie wymaganych dokumentów lub informacji. Walczą z chaosem danych.

To się dzieje wokół nas
Odwiedzamy wiele firm i spotykamy wielu ludzi. Ostatnio, zwłaszcza zdalnie, znacznie częściej udaje nam się umawiać spotkania. Nietrudno zobaczyć, co dzieje się w firmach i z czym się borykają.

Wszyscy mamy wymagających klientów. Zawsze są tacy, którzy oczekują, że będziemy non stop dostępni. Klienci oczekują szybkich odpowiedzi, aktualizacji, dostępu do dokumentów i dobrze zarządzanych jobów.

Praca zdalna. Niezależnie od tego, czy jest to konieczne ze względu na ograniczenia – których jest obecnie wiele – czy też dlatego, że home office to korzyść korporacyjna, praca zdalna staje się nowym standardem w wielu firmach i branżach. Jednocześnie rośnie też możliwość pracy w różnych porach dnia i nocy. Zespoły złożone z pracowników z różnych miast, regionów i krajów stają się powszechne. Współpraca zdalna staje się szybko rozwijającym się trendem, a fizyczna obecność w biurze staje się historią w niektórych branżach.

 

Używanie wielu aplikacji. Firmy i osoby fizyczne starają się odpowiadać na rosnące wymagania rynku, klientów i zarządu. Szukają sposobów na uproszczenie niektórych czynności. Obecnie istnieje wiele przydatnych aplikacji, które doskonale rozwiązują część problemów. Problem pojawia się w momencie, kiedy do każdego problemu używana jest inna aplikacja. Utracony zostaje ogólny pogląd tego, co dzieje się w firmie jako całości, a użytkownik może po prostu stać się niewolnikiem tych aplikacji.

Chaos danych jest obecnie powszechny
Bez koncepcyjnego rozwiązania firmy prędzej czy później znajdą się w sytuacji bez wyjścia.

Jak rozpoznać ten stan?

Objaw 1.

Komunikacja w firmie zaczyna się rozpadać, ważne dokumenty i informacje stają się coraz trudniejsze do znalezienia. Niektóre dane są wprowadzane wielokrotnie do różnych aplikacji, inne w ogóle nie są rejestrowane. To oznaki, że do firmy wkrada się chaos danych.

    Objaw 2

    Fakturowanie jest dość często opóźnione (w najgorszych przypadkach zapomina się o niektórych zleceniach i wcale nie są one fakturowane). Albo, nawet jeśli job został zafakturowany, to nie wszystko zostało uwzględnione, ponieważ część przepracowanych godzin nie została zarejestrowana w timesheetach, koszty zewnętrzne nie zostały alokowane, lub niektóre długoterminowe joby ciągle wciąż są niedoszacowane z powodu błędnego kosztorysu, a następnie umowy. Firma zaczyna niepotrzebnie marnować pieniądze.

    Objaw 3

    Ludzie są sfrustrowani, ponieważ komunikacja przebiega słabo. Spędzają dużo czasu szukając dokumentów i informacji lub ścigając kolegów, aby uzyskać informacje o tym, na jakim są etapie swojej pracy. Niektórzy ludzie są przesadnie obłożeni pracą, niektórzy nie mają nic do roboty, a niektórzy nieefektywnie spędzają czas – ale nikt ich nie widzi w domu. Projekty są opóźnione, ponieważ zespół nie dzieli się ze sobą niezbędnymi informacjami. Współpraca praktycznie nie istnieje.

    Objaw 4

    Zarząd nie może łatwo uzyskać danych niezbędnych do skutecznego zarządzania firmą. Należy wykonać wiele telefonów lub e-maili, aby dowiedzieć się, jakie są wyniki firmy, jaka i kiedy zostanie naliczona opłata za job lub jakie będą koszty. Nie można znaleźć prostego przeglądu wyników firmy.

    Trzeba powiedzieć, że w prawie każdej firmie w pewnym stopniu występują te objawy. To naturalne, ale rezultat zależy od tego, czy i jak zareaguje zarząd firmy. Odpowiedni porządek w danych firmy, efektywna współpraca zespołowa i przegląd wyników firmy mogą zapewnić wyraźną przewagę konkurencyjną w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie.

    Jak się z tego wydostać?
    Istnieje wiele sposobów rozwiązywania tych konkretnych problemów. Kluczem jest uświadomienie sobie i przyznanie, że problem jest realny.

    Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które pomagają organizować dane, wspierają współpracę i komunikację w zespole oraz ulepszają pracę z kluczowymi informacjami o firmie.

    Każdy właściciel firmy może wtedy ocenić (samodzielnie lub we współpracy ze swoim zespołem), czy da radę rozwiązać wszystko na kartce, przy pomocy arkuszy Excela i udostępnionych plików, czy też chce dodać więcej aplikacji, które połączy z istniejącymi już aplikacjami.

    Lub może wybrać jeden kompleksowy system, który pomoże obsłużyć kluczowe działania biznesowe i zaoszczędzić czas spędzany na niepotrzebnym logowaniu się i przesyłaniu danych między różnymi aplikacjami.

    A co z nami w Teamogy?
    W Teamogy jesteśmy zobowiązani do niezawodności, przejrzystości i zapewnienia, że najważniejsze informacje są w jednym miejscu. Jest to również jeden z powodów, dla których uruchomiliśmy Teamogy.com. Pomaga on firmom i ich pracownikom w uporządkowaniu danych od pierwszego kontaktu z klientem do wystawienia faktury za projekt. Wspiera pracę zespołową i komunikację oraz zapewnia kompleksowy obraz tego, co dzieje się w firmie.

    Jeśli chcesz zakończyć (lub zapobiec) chaosowi danych w swojej firmie, z przyjemnością przedstawimy ci, jak Teamogy może ci w tym pomóc. Wystarczy zarejestrować się na zdalną prezentację Teamogy.

    LIBOR ČERNÝ

    LIBOR ČERNÝ

    Managing Director

    Libor poświęcił większość swojej kariery zawodowej pracy z agencjami reklamowymi oraz firmami obsługi klienta w celu zwiększania ich produktywności. Jest w AD-IN-ONE Europe już prawie dwadzieścia lat, a dzisiaj poprzez Teamogy pomaga klientom Teamogy i partnerom na całym świecie, w byciu bardziej zorganizowanym, efektywnym i rentownym. W swoim wolnym czasie Libor chętnie gra w tenisa, piłkę nożną i zaraża pasją do sportu swoje dzieci.

    Może cię zainteresować

    Timesheety są dobre, przynoszą więcej pieniędzy
    Timesheety są dobre, przynoszą więcej pieniędzy

    Timesheety i tworzenie ich, zdecydowanie nie jest najpopularniejszym zajęciem pracowników agencji. Wygląda to trochę lepiej w najlepiej zarządzanych agencjach, ale zanim skupię się na przekonywaniu dlaczego poinniśmy lubić timesheety, podam dwa przykłady z mojego agencyjnego doświadczenia. Poprawnie wypełnione timesheety, są twoją wartością dodaną.

    czytaj dalej
    Nie przegap interesujących artykułów i wskazówek

    Jeśli chcesz wiedzieć o wszystkim jako pierwszy, podaj swój adres mailowy. Zawsze będziemy próbować wysyłać ci interesujące wiadomości.

    Przyspiesz rozwój swojego biznesu

    Od |LY| |CUR| miesięcznie na użytkownika