Remote work – práce na dálku, dnes stále větší trend. Týká se i vaší firmy? A pokud ne, není to škoda?

Za poslední 2 roky se hodně věcí změnilo. Lidé se naučili pracovat novými způsoby. Ubylo schůzek a pracovních porad naživo. Lidé si zvykli, i když někteří hodně neradi, že vidí své kolegy hlavně na monitoru.

Při mnoha schůzkách, a jsou většinou online, slýchám, že se ještě ten či onen tým nevrátil od jara 2020 vůbec do kanceláře, že stále “jedou stoprocentní home office”. A také slýchávám, že někomu to plně vyhovuje a někdo naopak kvůli tomu přemýšlí, že změní zaměstnání.

Sami v našem týmu vnímáme, že když se potkáme naživo, energie je větší, nápady přichází rychleji a možná jsou i lepší. Ale dnes je potřeba umět oboje – spolupracovat naživo i na dálku.

A stejně tak jako spolupracovat naživo lze příjemně, efektivně a nebo také špatně, i práce na dálku je v tomto podobná. A má svá plus i mínus proti práci naživo.

Práce na dálku totiž neřeší jenom problém, kdy nemůžeme (ať už z jakýchkoliv důvodů) pracovat všichni společně z kanceláře. Práce na dálku přináší i nové možnosti a příležitosti.

Opravdu remote work přináší více příležitostí?

Představte si, že již nejste limitováni při výběru svých kolegů tím, že to musí mít k vám do kanceláře blízko. Protože upřímně, pokud má někdo strávit cestou do práce přes hodinu každý den a to samé pak cestou domů, asi se mu to moc nelíbí. A při rozhodování, pro koho budu pracovat, hraje roli i časová dostupnost lokality. Jinak to však může být, pokud některé dny můžete pracovat vzdáleně. A nebo všechny. V takovém případě se může náš okruh “headhuntingu” ještě daleko více rozšířit. Na další města či dokonce na další státy.

Jako příklad rozšiřování týmu o nové lidi, kteří nejsou v snadno dojezdové vzdálenosti do kanceláře, mohu uvést firmu No-A Architekti, a přímo slova Vlada Hrivňáka, hlavního architekta: „Uvědomili jsme si, že do týmu můžeme bez problémů nabírat i vzdáleně pracující kolegy, kteří jsou přitom plnohodnotnou součástí týmu. Konkrétně mám na mysli každodenní spolupráci s kolegy z jiných měst.“ Celý rozhovor s Vladem si můžete přečíst zde.

Takže pokud to shrnu, díky schopnosti nabídnout lidem efektivně pracovat na dálku (alespoň z určitého procenta), můžete zvyšovat jak vaši atraktivitu jako zaměstnavatele, tak vlastně i rozšiřovat počet lidí, ze kterých můžete vybírat.

Práce na dálku ale není jen poskytnout lidem určité procento home office. Jak rádi v týmu Teamogy říkáme, je to možnost být opravdu IN, i když jste OUT. A to nemusí být zrovna doma. Představte si prostoj projektového manažera mezi dvěma schůzkami, pokud je má od sebe časově v kalendáři zhruba 1 – 2 hodiny. Dává smysl se vracet do kanceláře nebo domů? A nebo je lepší třeba zůstat u některého z klientů déle na recepci a nebo zajít do kavárny, která je po cestě mezi dvěma schůzkami? Tam je možné pracovat v klidu, bez ztrátočasů vzniklých zbytečným přejížděním. Nutným předpokladem ale je, že budou pro práci odkudkoliv k dispozici všechny potřebné informace.

Zajímavým modelem je též práce přímo u klienta. V určitých fázích projektů dává někdy smysl “sedět” více s klientem, zadavatelem, než s realizačním týmem vlastní firmy. V takovém případě se také jedná o remote work a může být skvěle efektivní, pokud máte dostupné všechny informace, materiály, dokumenty, kolegy na chatu… jako byste byli ve společné kanceláři. Efekt takové blízké spolupráce s klientem asi není třeba vysvětlovat. Navrhované řešení bude nakonec přesně odpovídat klientovým potřebám a představám, protože máte možnost je průběžně upravovat podle zpětné vazby či přímo klienta zapojit do spolutvorby.

Jak si udržet namotivov​aný tým, který využívá remote work?

​​Základním předpokladem je, že lidem v týmu nechybí informace pro jejich práci a navíc jsou informace dostupné rychle. A ideálně bez ptaní u ostatních kolegů. Toto mnohdy není možné ani v kanceláři, natož vzdáleně. Ale řešení dnes již existují. Neskromně musím říci, že jedním z nich je Teamogy. Má velmi dobře vybalancovaný poměr toho, co vše uživatelům nabízí a přitom je časově vytěžuje jen na nezbytné minimum, které je potřeba k profesionálně vedené práci.

Přestože budou mít lidé všechny informace snadno dostupné, je přirozené některé věci vytvářet společně a radit se, sdílet informace nejen přes chat nebo mail. U mnohých firem se osvědčilo (a mluvím i z naší vlastní firemní zkušenosti) potkávat se online na krátkých koordinačních schůzkách (nazývaných stand-up) a týdenních a měsíčních schůzkách.. Měsíční, případně i týdenní schůzka už mohou být i naživo, jak kterému týmu vyhovuje. Nejedná se v tomto případě o schůzky nad řešením konkrétních projektů, ale především o schůzky koordinační a motivační. Většinu lidí více motivuje, když ví, k čemu je jejich práce dobrá, proč daný úkol dostali, jaký mají cíl. A také je motivující, že člověk ví, že na cíli nepracuje sám, že úkoly a role jsou dobře rozdělené.

Proč je stand-up důležitý, především při práci na dálku?
Většina šéfů se obává, že lidé při práci na dálku nejsou tak efektivní. Obava je to mnohdy oprávněná. Pokud máte v týmu někoho, kdo firmou příliš nežije a není solidární ani s kolegy, ten by tento typ práce měl využívat jen zřídka. Ale věřím tomu, že v týmech o pár desítkách lidí jich takových moc není. Ale i loajální člen týmu potřebuje týmovou podporu. Pokud si každý den řekne s ostatními, na čem dnes bude pracovat a co z toho bude mít dnes i hotovo, pak k ostatním cítí morální povinnost to udělat. Má o motivaci víc. A očekává obdobné od ostatních. A navíc má standup ještě jednu výhodu. Lidé se vzájemně mohou dobře zkoordinovat hned v začátku dne. Například pokud jeden bez předchozí práce druhého nemůže začít, vědí to včas a mohou situaci vyřešit pěkně koordinovaně.

A k čemu slouží týdenní (online) schůzky?
Dávají lidem v týmu jejich úkoly do větších souvislostí. Dozví se, jaké činnosti a projekty se dokončily, které jsou v běhu nebo právě startují. Je možné seznámit tým s výsledky a hlavními ponaučeními (key laernings) z realizovaných projektů.

Jak udělat měsíční schůzku, aby se lidé na ni těšili?
Dobře fungují přednostní informace. Klasickým příkladem je, že lidé se rádi dozví o firemní kampani, nové propagační brožuře či nových klientech. A to dříve, než uvidí kampaň v médiích či nové reference třeba na webu firmy. Zajímavé mohou být i prezentace výsledků nějaké firemní ankety, představení nejprofitabilnějších klientů, sdílení know-how tipů z praxe.

Chcete mít systém, který vám pro práci na dálku nabídne vše, co potřebujete?

Informace si můžete sdílet s kolegy také ve videokonferenci či v chatu, které jsou přímo součástí systému Teamogy. Chat můžete mít přímo provázán na daný úkol či projekt.

O aktuálním dění na úkolech, které se vás týkají, víte hned
Pomocí upozornění (notifikací) se dozvíte okamžitě, že máte nový úkol, nebo že někdo dokončil úkol, který jste mu zadali. Pokud si přejete mít ve firmě schvalovací procesy, (například nad rozpočty, objednávkami či fakturami), přijde vám upozornění i na schválení daného dokumentu.

Snadno zjistíte, na čem máte daný den pracovat nebo na čem pracuje váš tým
Každý člověk má k dispozici přehled všech svých úkolů. Může si různými filtry vybrat, jaké úkoly chce zrovna sledovat. Ty dnešní? Nebo úkoly, které ho čekají tento týden? Nebo se chce podívat, jaké úkoly má na daném klientovi? Vše je možné. A velmi snadno. Pokud někdo zodpovídá za určitý tým, může samozřejmě pracovat s úkoly celého svého týmu.

Fakturovat můžete odkudkoliv…a správně
Už není potřeba před fakturací shromažďovat spoustu papírů, obvolávat kolegy za kolik nakonec objednali či již nakoupili nějaké služby, které se týkají projektu, který právě chcete fakturovat. V Teamogy najdete přehledně na jednom místě všechny objednávky třetím stranám, již došlé faktury, interní náklady v podobě strávených hodin realizačním a koordinačním týmem. Navíc vše vychází ze schváleného rozpočtu či objednávky, které najdete též na stejném místě. Můžete fakturovat vždy správně a včas.

Přehled o profitabilitě bez ptaní
Pro vybrané členy týmu je v systému Teamogy k dispozici řada finančních přehledů. Od celkové profitability firmy až po ziskovost a stav jednotlivých klientů, projektů, týmů. Správná a relevantní čísla a informace je možné vidět bez ptaní. Stačí si nastavil vhodný filtr.

A v neposlední řadě máte přehledně k dispozici kontakty na všechny kolegy, klienty, dodavatele…
Díky sdílenému adresáři dohledáte do několika vteřin kontakt i na ty, se kterými často nespolupracujete. Může se to hodit napříkad v případě “zaskakování” za kolegu na dovolené. Součástí dobrého adresáře jsou také další užitečné informace, jako přesná adresa, fakturační údaje, číslo účtu a další.

Chcete vědět, jak můžete zajistit kvalitní remote work i vašemu týmu?

Mohlo by Vás ještě zajímat

Remote work – an increasing trend today. Does it apply to your company? And if not, isn’t it a pity?

​A lot has changed in the last 2 years. People have learned to work in new ways. There are fewer live meetings and workshops. People are used to it, although some are very reluctant to see their colleagues mainly on the monitor.

During many meetings – mostly online – I hear that this or that team has not yet returned to the office since spring 2020, that they are still “one hundred percent home office.” I also hear that someone is fully-satisfied and on the contrary someone is thinking about changing jobs.

In our own team, we feel that when we meet live, the energy is greater and ideas seem to come faster and maybe even a bit better. However, today it is necessary to know how to handle both – to be able to work live and remotely.

Just as working in-person together can be pleasant, efficient, or ineffective, remote work is similar. It has its pros and cons against working live from the office.

Working remotely not only solves the problem of not being able to all work together from the office (for whatever reason). Remote work also brings new possibilities and opportunities.

Does remote work really bring more opportunities?

Imagine that you are no longer limited in choosing your colleagues based on their proximity to your office. To be honest, if someone has to spend over an hour each way commuting to work every day, they probably don’t like it very much. The time availability of the workplace also plays a role in deciding where an employee will work. However, this may not be an issue if an employee can work remotely on certain days – or every day. In that case, our “headhunting” search for team members can expand even farther to other cities or even other states.

As an example of expanding the team with new people who are not in close proximity of the office, I can directly cite the words of Vlado Hrivňák, chief architect of the company No-A Architects: “We realized that we can easily recruit colleagues working from the team, who are a full-fledged part of the team. Specifically, I mean daily cooperation with colleagues from other cities.” You can read the whole interview with Vlad here.

So to sum it up, thanks to the ability to offer people a way to efficiently work remotely (at least to a certain percentage), you can both increase your attractiveness as an employer and actually expand the number of people from which you can choose.

​However, working remotely doesn’t just give people a certain percentage of home office time. As we like to say in the Teamogy team, it’s an opportunity to be IN, even if you’re OUT. And it doesn’t even have to be at home. Imagine a project manager waiting in between two meetings even though he has about 1-2 hours free on his calendar. Does it make sense to return to the office or home? Or is it better to stay with one of the clients longer at the reception or go to a cafe that is on the way between the two meetings? It is possible to work there in peace, without wasting time caused by unnecessary travel. In order for this to work, however, it is a prerequisite that all the necessary information be accessible from anywhere.​

An interesting model is also working directly with the client. At certain stages of projects, it sometimes makes sense to “sit” more with the client than with the implementation team of your own company. In this case, it can also be considered remote work and can be greatly effective if you have all the information, materials, documents, and colleagues on the chat…as if you were in a common office. The effect of such close cooperation with the client probably does not need to be explained. In the end, the proposed solution will exactly meet the client’s needs and ideas because you have had the opportunity to continuously adjust them according to their feedback or to involve the client directly in the co-creation.​

How to keep a motivated team that uses remote work?

​​The basic premise is that people in the team do not lack information for their work and, in addition, the information is available quickly. Ideally, this should all be possible without having to ask other colleagues for information. Unfortunately, this is often not possible in the office, let alone remotely, but solutions already exist today. I have to say immediately that one of them is Teamogy. It offers a very well-balanced ratio of options to users, while at the same time, minimizing the time needed to produce professionally managed work. 

Although people will have all the information easily accessible, it is natural to create some things together and to consult, not solely to share information via chat or mail. Speaking from our own company experience, it has been proven that many companies find it beneficial to meet online at short coordination meetings (called stand-ups) as well as at weekly or monthly meetings. The monthly or even weekly meeting can already be live, whichever best suits the team. In this case, these are not meetings on the solution of specific projects, but more importantly, coordination and motivational meetings. Most people are more motivated when they know the purpose of their job, why they have been given the task, and what their goal is. Additionally, it is motivating to know that one is not working alone on the goals and that the tasks and roles are well divided.

Why are stand-ups important, especially when working remotely?
Most bosses fear that people are not as efficient when working remotely. The fear is often justified. If you have someone on the team who is not very active within the company and does not cooperate well with fellow colleagues, he should rarely use this type of work. However, I believe that there are very few of these types in teams of a few dozen people. On the other hand, even a loyal team member needs team support. If he talks to others every day about what he will work on and what he will accomplish today, then he feels a moral obligation to others to do so. He has more motivation, and he expects the same from others. In addition, stand-ups have one more advantage. People can coordinate with each other well at the beginning of the day. For example, if one cannot start without the other’s previous work, they know this in time and can resolve the situation in a well-coordinated manner.

And what are weekly (online) meetings for?
They give the people on the team more context. They will learn what activities and projects have been completed, which are underway or are just starting. It is possible to acquaint the team with the results and main lessons (key learnings) from the implemented projects.

How to make a monthly meeting that people look forward to?
Priority information works well. A classic example is that people like to learn about corporate campaigns, new promotional brochures, or new clients before they see them on a media campaign, on the company’s website, or as new references. Other interesting ideas are presentations reporting the results of a company survey, introduction of the most profitable clients, or sharing practical how-to tips.

Do you want to have a system that offers you everything you need for remote work?

You can also share information with colleagues in video conferencing or chat, which are directly part of the Teamogy system. You can have the chat directly linked to the given task or project.

You know immediately about the current tasks that concern you
You will immediately receive notifications to let you know that you have a new task or that someone has completed the task you have assigned to them. If you want to have approval processes in the company (e.g., over-budget projects, orders, or invoices), you will also be notified when the document is approved.

You can easily find out what you have to work on that day or what your team is working on at any time. 
Everyone has an overview of all their tasks. He can use various filters to choose which tasks he wants to monitor. Today’s? Or the tasks that await him this week? Or does he want to see what tasks he has scheduled on the client? All of this is possible, and it is very easy. Of course, if someone is responsible for a certain team, they can work with the tasks of their entire team.

You can invoice from anywhere … and correctly
There is no need to collect a lot of papers before invoicing, to call colleagues for how much they have finally ordered, or if they have already purchased some services related to the project you want to invoice. In Teamogy, you will clearly find all orders to third parties, already received invoices, and internal costs in the form of hours spent by the implementation and coordination team in one place. In addition, everything is based on the approved budget or order, which you will also find in the same place. You can always invoice correctly and on time.

Profitability report without asking
A number of financial reports are available in the Teamogy system for selected team members, from the overall profitability of the company to the profitability and status of individual clients, projects, or teams. The correct and relevant numbers and information can be seen without asking others. Just set the appropriate filters.

And last but not least, you have clear contacts for all colleagues, clients, suppliers …
Thanks to the shared address book, you will find a contact within a few seconds, even those you do not cooperate with frequently. This can be useful, for example, in the case of filling in for a colleague on vacation. A good address book also includes other useful information, such as an exact address, billing information, account number, and more.

Do you want to know how you can ensure quality remote work for your team?

You might be interested in