Co je nového v Teamogy 5.1

Nově máte možnost změnit si šířku sloupců v pohledech jednoduchým přetažením hranice mezi sloupci doprava či doleva. Změna šířky se projeví ihned. Po obnovení nebo opětovném načtení pohledu se sloupce vrátí do výchozí pozice.

Tato novinka umožní každému uživateli si upravit nastavení podle aktuální potřeby.

Každá příloha v systému nyní nově obsahuje praktické tlačítko (1) pro vygenerování externího odkazu, díky kterému můžete daný soubor snadno sdílet – ať už v rámci interní spolupráce mezi kolegy, nebo externě s klienty, partnery, dodavateli či dalšími osobami mimo vaši organizaci.

Tento odkaz funguje jako bezpečný a přímý přístup ke stažení konkrétní přílohy, bez nutnosti přihlašování a bez jakéhokoliv propojení s vaším Teamogy účtem. To znamená, že příjemce odkazu uvidí pouze samotný soubor, nikoliv vaše prostředí, další data nebo související informace.

Velkou výhodou je také možnost nastavení expirace odkazu (2), kterou si může každý uživatel přizpůsobit dle potřeby – například na několik hodin, dní nebo týdnů. Po uplynutí zvoleného času se link automaticky deaktivuje a stane se dále nepřístupným.

Tato nová funkcionalita výrazně zjednodušuje a urychluje sdílení dokumentů, zvyšuje flexibilitu spolupráce a zároveň zajišťuje vysokou úroveň bezpečnosti a kontroly nad tím, kdo a kdy má k souborům přístup.

Pro zvýšení bezpečnosti je v systému také přehledný log, kde je vidět, která příloha byla sdílena, kým a kdy daný link expiruje.

V konfiguraci můžete nově vytvářet a spravovat vlastní šablony e-mailů, které slouží jako předpřipravené vzory pro rychlou a konzistentní komunikaci. Konfigurátor nebo oprávněný uživatel může tyto šablony předem definovat – včetně předmětu, struktury textu, formátování, apod.

Při vytváření nového e-mailu si pak každý uživatel může jednoduše vybrat z připravených šablon tu, která nejlépe odpovídá dané situaci – například pozvánku na schůzku, potvrzení objednávky, upomínku neuhrazené faktury, poděkování nebo obchodní nabídku. To výrazně urychluje tvorbu zpráv, zajišťuje konzistenci sdělení napříč firmou a zároveň snižuje riziko chyb nebo opomenutí důležitých informací.

U každé společnosti nyní nově naleznete rozšířenou sadu záložek, která vám umožní získat ucelený a detailní přehled o všech aktivitách a souvislostech týkajících se dané společnosti. Tento krok přináší výrazné zpřehlednění informací a umožňuje efektivnější práci s klientskými či dodavatelskými daty napříč různými typy záznamů.

Mezi nově přidané záložky patří:

• Příležitosti – zde najdete veškeré obchodní případy a potenciální spolupráce, které jsou se společností spojeny.
• Zakázky – zobrazují všechny aktivní i uzavřené zakázky, které se společností již proběhly nebo aktuálně probíhají.
• Úkoly – zde se nabízí přehled všech naplánovaných, probíhajících i dokončených úkolů, které s firmou souvisí, včetně jejich stavu a odpovědných osob.
• Dokumenty – poskytují centralizovaný přístup k všem dokumentům vztahujícím se ke společnosti, jako jsou např. smlouvy, klientské rozpočty nebo zápisy z jednání.

Díky tomuto rozšíření je možné se rychleji a efektivněji orientovat v historii spolupráce, plánovat další kroky a mít důležité informace vždy na dosah – a to vše z jednoho místa.

Z každé společnosti máte nově možnost rovnou založit následující entity – Příležitosti, Klientské rozpočty, Dodavatelské objednávky a Zakázky (1).

Ušetříte si touto možností čas i množství kliknutí myší, které byste dříve potřebovali udělat, abyste jednu z výše uvedených entit vytvořili.

Evidence narozenin – pohled na nadcházející výročí

V pohledu na osoby je nově vidět i datum nadcházejících narozenin a také je možné dle tohoto data řadit (1) a (2).

Evidenci je možné následně využít i pro aktivaci e-mailových upozornění.

Cílem je včasné a pohodlné informování o nadcházejících událostech, a tím podpoření osobního přístupu a péči o vztahy, ať už v rámci týmu, firmy nebo klientského portfolia.

Vlastník značky – rozšíření datové struktury pro API

Vylepšili jsme datovou strukturu u vlastníka značky. Kód a vlastník značky se nyní ukládá v rámci API společnosti.

Osoba – dodatečné informace u osoby pro lepší hledání a zacílení

Nyní máte možnost přidávat a spravovat vlastní kategorie, štítky a jazykové preference u jednotlivých osob (nezávisle na údajích u společnosti).

Díky těmto údajům můžete osobní data lépe filtrovat, exportovat a získávat z nich i doplňkové informace.

Hlavním cílem těchto funkcí je větší flexibilita při hledání a přesnější cílení, např. při plánování akcí typu tiskové konference, apod.

Pozn.: Tyto možnosti je nutné nejprve aktivovat v konfiguraci.

Nový design kanbanového pohledu – čistý a jednotný vzhled

Upravili jsme grafiku v kanbanovém pohledu a výsledkem je moderní a přehledné rozhraní, u kterého věříme, že pro vás bude příjemnější a lépe využitelné než dříve.

Chat – funkce vyhledávání

V levé horní části chatu (1) nově najdete možnost hledat v názvu komunikačního vlákna.

Chat – jasně viditelné stavy u entit přímo v chatu

Komunikační vlákna týkající se entit – např. Úkolů, Zakázek, Dokumentů apod., nově obsahují jasně viditelné stavy (1), díky kterým budete ihned vědět, zda si dané vlákno máte v chatu ponechat či zda ho můžete odebrat, jelikož je např. úkol finálně dokončený. Získáte tím přehled nejen o všech diskusích, ale především možnost kdykoliv vyčistit ta komunikační vlákna, ve kterých již diskuse dále neprobíhá.

Prvním vylepšením je možnost nahrávání videohovorů. Záznam se vám po ukončení videohovoru sám uloží jakožto příloha dokumentu “Zápis z jednání” (1) a (2) přímo v Teamogy a zároveň vám přijde notifikace, která odkazuje na již zmíněný dokument.

Nemusíte nic zdlouhavě hledat. Kdykoliv si můžete záznam rovnou pustit, a nebo ho můžete sdílet s kolegy ve vaší společnosti či s vašimi klienty, dodavateli nebo jinými externími osobami.

Druhé vylepšení (3) se týká tvorby přepisu videohovoru přímo do Zápisu z jednání. Vše, co si během online schůzky řeknete, systém přepíše slovo od slova. Vznikne vám tak kompletní přepis, který si můžete kdykoliv pročíst či sdílet s ostatními.

Nově máte k dispozici odkaz na osobní online místnost každého uživatele, který najdete přímo v jeho profilu v konfiguraci (1).

Tento odkaz slouží jako přímý vstup do online meetingu – Teamogy Meet. Díky vygenerovanému odkazu je možné snadno a rychle zahájit online schůzku s konkrétním kolegou bez nutnosti zdlouhavého vyhledávání nebo domlouvání.

Tato funkce výrazně usnadňuje plánování a realizaci online komunikace v týmu, a zároveň umožňuje, aby každý uživatel měl svůj jednotný, předem nastavený přístupový bod pro online setkání.