Odbieranie faktur z KSeF w Teamogy

W ramach obowiązkowego systemu KSeF faktury od dostawców są dostarczane i rejestrowane za pośrednictwem systemu rządowego w ustrukturyzowanym formacie. W związku z tym faktury nie są już tworzone jako załączniki PDF do wiadomości e-mail, lecz jako ujednolicone dane dostępne bezpośrednio w KSeF.

Teamogy umożliwia automatyczne pobieranie, sprawdzanie i przetwarzanie faktur bezpośrednio w systemie — przed ich przekazaniem do księgowości.


W kolejnych rozdziałach wyjaśnimy:

  1. Dlaczego warto przekazywać faktury z KSeF bezpośrednio do Teamogy
  2. Jak skonfigurować odbiór faktur z KSeF w Teamogy
  3. Jak zaprojektowano przetwarzanie otrzymanych faktur KSeF w Teamogy
1) Dlaczego warto odbierać faktury z KSeF bezpośrednio w Teamogy?
  • Teamogy umożliwia automatyczne odbieranie i rejestrowanie faktur z KSeF bez konieczności wykonywania dodatkowej pracy.
  • System sprawdza duplikaty i sygnalizuje fałszywe faktury (weryfikacja dostawcy i konta bankowego).
  • Koszty można łatwo przypisać do jobów i budżetów, dzięki czemu rentowność projektu i firmy pozostaje pod kontrolą.
  • Faktury przechodzą proces wewnętrznej akceptacji przed przekazaniem do księgowości.
  • W związku z tym księgowość otrzymuje już zweryfikowane i przygotowane dane, obejmujące alokację kosztów, powiązanie z jobem lub budżetem oraz inne informacje niezbędne do prawidłowego księgowania i raportowania.
    2) Konfiguracja

    Aby umożliwić odbieranie faktur z KSeF w Teamogy, należy najpierw skonfigurować komunikację między Teamogy a KSeF. Zapoznaj się z instrukcją: Aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.

    3) Sprawdzanie i przetwarzanie faktur po imporcie z KSeF do Teamogy

    Teamogy automatycznie sprawdza w regularnych odstępach czasu (domyślnie co godzinę), czy w KSeF pojawiła się nowa faktura kosztowa. Użytkownik nie musi wykonywać żadnych czynności ręcznie.

    KROK 1 – Tworzenie faktury w Teamogy

    Po wykryciu nowej otrzymanej faktury w KSeF, Teamogy automatycznie ją pobiera i inicjuje proces przetwarzania. Po pobraniu z KSeF faktura jest automatycznie tworzona w Teamogy jako nowa faktura od dostawcy.

    KROK 2 – Sprawdzenie duplikatu

    Teamogy weryfikuje, czy ta sama faktura została już przetworzona w systemie. Weryfikacja odbywa się na podstawie numeru identyfikacyjnego dostawcy i numeru faktury.

    KROK 3 – Kontrola spójności danych dostawcy

    Podczas automatycznego tworzenia faktury z KSeF, Teamogy porównuje dane dostawcy z faktury z danymi zapisanymi w kontaktach Teamogy. System sygnalizuje wszelkie rozbieżności, które mogą wskazywać na błędy danych lub potencjalne ryzyko.

    Co jest sprawdzane:
    1) Nazwa firmy (kontrola spójności nazwy)

    Nazwa firmy podana na fakturze z KSeF jest porównywana z nazwą firmy zapisaną w Teamogy.

    Jak przeprowadza się kontrolę

    • Najpierw dokonuje się „czyszczenia” nazw (usuwa się znaki diakrytyczne, spacje i znaki specjalne).

    • Porównanie nie uwzględnia wielkości liter.

    • Celem jest wykrycie rzeczywistych różnic, a nie kosmetycznych odchyleń w pisowni.

    Cel kontroli:
    Zapobiec sytuacjom, w których faktura zostanie otrzymana od innego podmiotu niż ten zapisany w kontaktach lub gdy dostawca zostanie zarejestrowany pod nieprawidłową nazwą.

    2) Dane rejestracyjne – NIP

    NIP podany na fakturze KSeF jest porównywany z NIPem zarejestrowanym dla dostawcy w Teamogy.

    Jak przeprowadza się kontrolę:

    • Spacje i formatowanie są usuwane.

    • Prefiks kraju (np. „PL”) jest usuwany.

    • Porównywane są wyłącznie wartości liczbowe.

    Cel sprawdzenia:
    Aby zweryfikować, czy faktura rzeczywiście należy do właściwego podmiotu prawnego i czy nie doszło do pomyłki z dostawcami.

    3) Rachunek bankowy – Numer rachunku / IBAN

    Konto bankowe podane na fakturze KSeF jest porównywane z kontem bankowym dostawcy zapisanym w Teamogy.

    Jak przeprowadza się kontrolę:

    • W przypadku numerów kont usuwane są spacje i znaki nienumeryczne.

    • Porównanie przeprowadzane jest na podstawie samego numeru konta.

    • W przypadku numeru IBAN porównywany jest cały ciąg znaków IBAN.

    Cel kontroli:
    Aby oznaczyć zmiany w danych rachunku bankowego, które mogą być uzasadnione, ale jednocześnie stanowią jedno z najczęstszych zagrożeń związanych z oszustwami fakturowymi.

    Jeśli Teamogy wykryje rozbieżność w jakichkolwiek kontrolowanych danych:

    • Faktura nie jest automatycznie odrzucana.

    • System wyraźnie zaznacza rozbieżności.

    • Ostateczna decyzja zawsze należy do użytkownika (weryfikacja, korekta danych lub odrzucenie faktury).

    4) Edycja pozycji i powiązanie z projektem

    Faktura jest automatycznie generowana w Teamogy z pozycjami w formacie, w jakim została otrzymana z KSeF. Poszczególne pozycje można dodatkowo dostosować, aby odzwierciedlały rzeczywistą strukturę kosztów w firmie.

    Każda pozycja faktury może być:

    • Przypisana do konkretnego jobu lub budżetu wewnętrznego.

    • Uzupełniona o kategorię kosztów, przygotowując ją w ten sposób do wstępnego rozliczenia.

    Przygotowuje to fakturę do zatwierdzenia wewnętrznego, a następnie do zaksięgowania.

    5) Załączniki do faktury

    Teamogy przechowuje wszystkie dostępne dokumenty potwierdzające otrzymaną fakturę w jednym miejscu. Podstawą jest zawsze ustrukturyzowany plik XML pobrany z KSeF, który stanowi oficjalne i wiarygodne źródło danych.

    Jeśli do faktury w KSeF dołączone zostaną dodatkowe załączniki (np. faktura w formacie PDF lub inne dokumenty przesłane przez dostawcę), Teamogy automatycznie pobierze i zapisze te załączniki wraz z fakturą.

    Do faktury można również dodać inne dokumenty wewnętrzne lub powiązane, np. zamówienia zakupu, umowy, potwierdzenia dostaw itp.

    Dzięki temu osoby zatwierdzające, zespoły finansowe i kadra zarządzająca mają dostęp do pełnej dokumentacji faktur bezpośrednio w Teamogy – bez konieczności przeszukiwania danych w systemie księgowym, wiadomościach e-mail lub dyskach zewnętrznych.

    6) Zatwierdzenie faktury i przygotowanie do zaksięgowania

    Po utworzeniu i zatwierdzeniu faktura przechodzi przez standardowy, wewnętrzny proces zatwierdzania w Teamogy. Na tym etapie potwierdzane są następujące elementy:

    • Właściwość kosztów i prawidłowość kwoty.

    • Link do zamówienia lub kosztorysu(jeśli dotyczy).

    • Prawidłowe przypisanie do jobu lub budżetu.

    Następnie faktura jest w całości przygotowywana do zaksięgowania — zatwierdzona i gotowa do podania danych, łącznie z danymi przed rozliczeniem — co znacznie zmniejsza ryzyko błędów i duplikatów podczas księgowania.

    Skontaktuj się z nami

    Jeśli nadal masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy, skontaktuj się z pomocą techniczną Teamogy. Możesz korzystać z czatu online (wewnątrz Teamogy lub w dowolnym miejscu www.Teamogy.com w prawym dolnym rogu) a otrzymasz szybką odpowiedź.

    Menu