Odbieranie faktur z KSeF w Teamogy

W ramach obowiązkowego systemu KSeF faktury od dostawców są dostarczane i rejestrowane za pośrednictwem systemu rządowego w ustrukturyzowanym formacie. W związku z tym faktury nie są już tworzone jako załączniki PDF do wiadomości e-mail, lecz jako ujednolicone dane dostępne bezpośrednio w KSeF.

Teamogy umożliwia automatyczne pobieranie, sprawdzanie i przetwarzanie faktur bezpośrednio w systemie — przed ich przekazaniem do księgowości.


W kolejnych rozdziałach wyjaśnimy:

  1. Dlaczego warto przekazywać faktury z KSeF bezpośrednio do Teamogy
  2. Jak skonfigurować odbiór faktur z KSeF w Teamogy
  3. Jak zaprojektowano przetwarzanie otrzymanych faktur KSeF w Teamogy
1) Dlaczego warto odbierać faktury z KSeF bezpośrednio w Teamogy?
  • Teamogy umożliwia automatyczne odbieranie i rejestrowanie faktur z KSeF bez konieczności wykonywania dodatkowej pracy.
  • System sprawdza duplikaty i sygnalizuje fałszywe faktury (weryfikacja dostawcy i konta bankowego).
  • Koszty można łatwo przypisać do jobów i budżetów, dzięki czemu rentowność projektu i firmy pozostaje pod kontrolą.
  • Faktury przechodzą proces wewnętrznej akceptacji przed przekazaniem do księgowości.
  • W związku z tym księgowość otrzymuje już zweryfikowane i przygotowane dane, obejmujące alokację kosztów, powiązanie z jobem lub budżetem oraz inne informacje niezbędne do prawidłowego księgowania i raportowania.
    2) Konfiguracja

    Aby umożliwić odbieranie faktur z KSeF w Teamogy, należy najpierw skonfigurować komunikację między Teamogy a KSeF. Zapoznaj się z instrukcją: Aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.

    3) Sprawdzanie i przetwarzanie faktur po imporcie z KSeF do Teamogy

    Teamogy automatycznie sprawdza w regularnych odstępach czasu (domyślnie co godzinę), czy w KSeF pojawiła się nowa faktura kosztowa. Użytkownik nie musi wykonywać żadnych czynności ręcznie.

    KROK 1 – Tworzenie faktury w Teamogy

    Po wykryciu nowej otrzymanej faktury w KSeF, Teamogy automatycznie ją pobiera i inicjuje proces przetwarzania. Po pobraniu z KSeF faktura jest automatycznie tworzona w Teamogy jako nowa faktura od dostawcy.

    KROK 2 – Sprawdzenie duplikatu

    Teamogy weryfikuje, czy ta sama faktura została już przetworzona w systemie. Weryfikacja odbywa się na podstawie numeru identyfikacyjnego dostawcy i numeru faktury.

    KROK 3 – Kontrola spójności danych dostawcy

    Podczas automatycznego tworzenia faktury z KSeF, Teamogy porównuje dane dostawcy z faktury z danymi zapisanymi w kontaktach Teamogy. System sygnalizuje wszelkie rozbieżności, które mogą wskazywać na błędy danych lub potencjalne ryzyko.

    Co jest sprawdzane:
    1) Nazwa firmy (kontrola spójności nazwy)

    Nazwa firmy podana na fakturze z KSeF jest porównywana z nazwą firmy zapisaną w Teamogy.

    Jak przeprowadza się kontrolę

    • Najpierw dokonuje się „czyszczenia” nazw (usuwa się znaki diakrytyczne, spacje i znaki specjalne).

    • Porównanie nie uwzględnia wielkości liter.

    • Celem jest wykrycie rzeczywistych różnic, a nie kosmetycznych odchyleń w pisowni.

    Cel kontroli:
    Zapobiec sytuacjom, w których faktura zostanie otrzymana od innego podmiotu niż ten zapisany w kontaktach lub gdy dostawca zostanie zarejestrowany pod nieprawidłową nazwą.

    2) Dane rejestracyjne – NIP

    NIP podany na fakturze KSeF jest porównywany z NIPem zarejestrowanym dla dostawcy w Teamogy.

    Jak przeprowadza się kontrolę:

    • Spacje i formatowanie są usuwane.

    • Prefiks kraju (np. „PL”) jest usuwany.

    • Porównywane są wyłącznie wartości liczbowe.

    Cel sprawdzenia:
    Aby zweryfikować, czy faktura rzeczywiście należy do właściwego podmiotu prawnego i czy nie doszło do pomyłki z dostawcami.

    3) Rachunek bankowy – Numer rachunku / IBAN

    Konto bankowe podane na fakturze KSeF jest porównywane z kontem bankowym dostawcy zapisanym w Teamogy.

    Jak przeprowadza się kontrolę:

    • W przypadku numerów kont usuwane są spacje i znaki nienumeryczne.

    • Porównanie przeprowadzane jest na podstawie samego numeru konta.

    • W przypadku numeru IBAN porównywany jest cały ciąg znaków IBAN.

    Cel kontroli:
    Aby oznaczyć zmiany w danych rachunku bankowego, które mogą być uzasadnione, ale jednocześnie stanowią jedno z najczęstszych zagrożeń związanych z oszustwami fakturowymi.

    Jeśli Teamogy wykryje rozbieżność w jakichkolwiek kontrolowanych danych:

    • Faktura nie jest automatycznie odrzucana.

    • System wyraźnie zaznacza rozbieżności.

    • Ostateczna decyzja zawsze należy do użytkownika (weryfikacja, korekta danych lub odrzucenie faktury).

    4) Edycja pozycji i powiązanie z projektem

    Faktura jest automatycznie generowana w Teamogy z pozycjami w formacie, w jakim została otrzymana z KSeF. Poszczególne pozycje można dodatkowo dostosować, aby odzwierciedlały rzeczywistą strukturę kosztów w firmie.

    Każda pozycja faktury może być:

    • Przypisana do konkretnego jobu lub budżetu wewnętrznego.

    • Uzupełniona o kategorię kosztów, przygotowując ją w ten sposób do wstępnego rozliczenia.

    Przygotowuje to fakturę do zatwierdzenia wewnętrznego, a następnie do zaksięgowania.

    5) Załączniki do faktury

    Teamogy przechowuje wszystkie dostępne dokumenty potwierdzające otrzymaną fakturę w jednym miejscu. Podstawą jest zawsze ustrukturyzowany plik XML pobrany z KSeF, który stanowi oficjalne i wiarygodne źródło danych.

    Jeśli do faktury w KSeF dołączone zostaną dodatkowe załączniki (np. faktura w formacie PDF lub inne dokumenty przesłane przez dostawcę), Teamogy automatycznie pobierze i zapisze te załączniki wraz z fakturą.

    Do faktury można również dodać inne dokumenty wewnętrzne lub powiązane, np. zamówienia zakupu, umowy, potwierdzenia dostaw itp.

    Dzięki temu osoby zatwierdzające, zespoły finansowe i kadra zarządzająca mają dostęp do pełnej dokumentacji faktur bezpośrednio w Teamogy – bez konieczności przeszukiwania danych w systemie księgowym, wiadomościach e-mail lub dyskach zewnętrznych.

    6) Zatwierdzenie faktury i przygotowanie do zaksięgowania

    Po utworzeniu i zatwierdzeniu faktura przechodzi przez standardowy, wewnętrzny proces zatwierdzania w Teamogy. Na tym etapie potwierdzane są następujące elementy:

    • Właściwość kosztów i prawidłowość kwoty.

    • Link do zamówienia lub kosztorysu(jeśli dotyczy).

    • Prawidłowe przypisanie do jobu lub budżetu.

    Następnie faktura jest w całości przygotowywana do zaksięgowania — zatwierdzona i gotowa do podania danych, łącznie z danymi przed rozliczeniem — co znacznie zmniejsza ryzyko błędów i duplikatów podczas księgowania.

    Get in Touch

    If you have problem or need further assistance, do not hesitate contact Teamogy Support. Use online chat (inside Teamogy or everywhere on www.Teamogy.com in the lower right corner) and you will get prompt reply.

    Menu