Cykl jobu

Role w Jobie

  • Właściciel – użytkownik, który zarządza jobem i jest odpowiedzialny za jego zrealizowanie

  • Uczestnicy – użytkownicy, który uczestniczą w realizacji jobu

  • Job supervisor – użytkownik, który może kontrolować wszystkie joby (rola systemowa)

  • Job approver – użytkownik, który może akceptować wszystkie joby (rola systemowa)

  • Job browser – użytkownik, który może przeglądać joby, ale widzi tylko te, do których ma nadany dostęp (rola systemowa)

Cykl jobu to trzy grupy statusów i dwie główne fazy zmiany statusu.

Statusy przygotowawcze

Jest tylko jeden status OCZEKUJĄCY w domyślnej konfiguracji. Job przy tym statusie nie jest zazwyczaj jeszcze zamówiony przez klienta. W tym statusie zawarte są czynności przygotowawcze, takie jak ocena kosztów, oszacowanie pracy, wszystkie te czynności są w trakcie wykonywania.

Po powstaniu Kosztorysu do Jobu, kiedy klient już go zaakceptował w wiążący sposób, wtedy możliwe jest otwarcie Jobu.

Otwarcie

Kiedy Job jest OTWARTY, wtedy właściciel Jobu odpowiedzialny jest za utworzenie Zadań i przypisanie do nich wykonawców. Musi on wybrać deadline zadania oraz ile czasu przeznacza na jego wykonanie. Zamówienie musi zostać wysłane do dostawcy zewnętrznego, z uwzględnieniem warunków dostawy.

Status OTWARTY jest bardzo ważym etapem, osoba która robi ten krok musi mieć pewność odnośnie zamówienia klienta, zaakceptowanego przez niego lub potwierdzonego umową. Wszystko zależy od procedur agencji.

Realizacja

W Teamogy są dwa statusy dotyczące realizacji. OTWARTY i GOTOWY. Można dostosowywać te statusy w zależności od potrzeb biznesowych. Job przy tych statusach jest w fazie realizacji. Musi on być koniecznie wcześniej zamówiony przez klienta. Wtedy możliwe jest podpinanie pod niego Zamówień, tworzenie do niego Zadań i rejestrowanie czasu spędzonego nad jego realizacją.

Status OTWARTY oznacza, że job jest w fazie realizacji.

Status GOTOWY oznacza ukończenie realizacji, z finansowej strony job jest zakończony. Dodatkowe koszty są zapisane, czas spędzony na pracy nad jobem oraz powiązanych z nim zadaniach został zarejestrowany. Wszystkie faktury muszą zostać wysłane do klienta.

Zamknięcie

Kiedy status Jobu jest zmieniony na GOTOWY przez właściciela Jobu, wtedy należy sprawdzić wszystkie zawarte w nim informacje i dokumenty finansowe. Nie zalecamy aby właściciel Jobu zamykał go. Zamknięcie jest fazą kontrolną, służącą wykryciu możliwych błędów popełnionych podczas fazy realizacji. Jest możliwość przypisania tej czynności konkretnej roli systemowej (Job approver).

Sprawdź te dane przed zamknięciem:

  • Koszty dodatkowe są zawarte w szacowanych kosztach
  • Wszystkie Zadania na Jobie zostały zamknięte
  • Zadania, na których zarejestrowany czas przekroczył czas na nie przeznaczony
  • Całkowity czas pracy nie przekracza pierwotnego szacowanego czasu
  • Faktury klienta zostały stworzone na podstawie szacowanych lub rzeczywistych kosztów i zarejestrowanego czasu pracy
  • Załącz raport końcowy, w szczególności jeśli niektóre dane różnią się od tych zakładanych.

Faza końcowa

Są dwa statusy końcowe w Teamogy. ZAMKNIĘTY i ANULOWANY.

Joby w fazie końcowej są zarządzane różnie w zależności od statusu. Do zamkniętych i anulowanych Jobów nie można już tworzyć Timesheetów oraz rejestrować kosztów. Koszty i przychody pochodzące z Jobów zostaną przeliczone na zysk brutto.

FAQ

  • Dlaczego końcowe statusy nie są pokazace w widoku Joby – statusy?

    Są dwie przyczyny. Przyczyna biznesowa i techniczna. Przyczyna biznesowa jest taka, że widok Joby – statusy jest opracowany tak, aby być elastyczny przy przenoszeniu jobu z jednego statusu na inny. Sprawdza się to przy fazie relizacji, ale nie przy fazie końcowej. Osoba, która zamyka job, ma obowiązek zajrzeć do szczegółów jobu, sprawdzić czy wszystko jest prawidłowo i utworzyć raport w razie znalezienia nieprawidłowości. Dlatego nie umożliwiamy przeniesienia jobu do statusu Zamknięty w widoku Joby – statusy. Przyczyna techniczna to fakt, że widok Joby – statusy sprawdza się wtedy, kiedy znajduje się w nim rozsądna liczba Jobów. Ponieważ status ZAMKNIĘTY jest statusem końcowym, po jakimś czasie byłoby tam tyle Jobów, że widok Joby – statusy stałby się kompletnie nieprzejrzysty.

  • Dlaczego Joby powinna zamykać inna osoba? Dlaczego zalecamy, aby nie był to właściciel Jobu?

    Powód jest taki, że zamknięcie jest sprawdzeniem w jaki sposób Job został zrealizowany przez właściciela i jego team. Czy kosztorys i czas realizacji został dobrze oszacowany w kosztorysie, czy nie zostały popełnione jakieś błędy. Z tego powodu jest bardzo korzystne aby kontrola Jobu została przeprowadzana przez inną osobę niż jego realizacja.

  • Czy istnieje możliwość, aby odpowiedzialne osoby otrzymywały powiadomienia przy zmianie statusu Jobu na GOTOWY / ZAMKNIĘTY / ANULOWANY? Tak, jest możliwe skonfigurowanie takich powiadomień.

Skontaktuj się z nami

Jeśli nadal masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy, skontaktuj się z pomocą techniczną Teamogy. Możesz korzystać z czatu online (wewnątrz Teamogy lub w dowolnym miejscu www.Teamogy.com w prawym dolnym rogu) a otrzymasz szybką odpowiedź.

Menu